设备管理不迷糊，飞书多维表格帮你零代码搭建「设备运维管理」系统
设备管理是制造、能源等重资产传统行业最为核心的管理领域之一，设备往往具备造价高、专业性高、意外停机对生产影响大等特点，随着企业发展的精益性的要求逐渐升高，如何科学地管理设备，是企业需要重点关注的领域。
在传统运维模式下，企业面临诸多挑战：
- 😭家底不清楚：公司到底有多少资产？它们都在哪里？谁在用？企业无法做到核心资产的“心中有数”；缺乏基本的故障及维修保养记录，难以开展设备问题分析
- 🤯效率低下：还在用纸质单记录记录维修，设备管理以被动式响应为主，缺乏设备全生命周期管理的概念，设备前期采购与建设信息、设备运行故障及维修保养记录、设备退役与处置信息难以完整的闭环记录与追溯。
- 🔧维护重视不足：仍然采取以被动维修为主的维修方式，设备长期满负荷运转，盲目追求设备利用率，忽视非计划性停机对于生产效益产生的影响。通常未能按照设备厂家出厂建议来开展日常维护保养。
- 📉设备维修知识缺乏沉淀：不重视维修知识管理，对于不同类型的故障如何进行维修的知识，仅能依靠少部分老师傅“经验”，而这些宝贵经验却难以沉淀赋能更多新员工。
- 😫信息沟通不畅：核心业务运维依赖纸面记录和线下沟通，成本高、效率低；员工需要在不同工具与应用之间切换，遇到问题需要咨询IT部门协助处理；缺乏有效的协同机制，导致各部门之间信息不畅通。
今天，我们就来聊聊如何用飞书多维表格，零代码搭建一套能够实现设备台账、点检、保养、维修和变更管理的全生命周期的设备运维管理系统，让设备管理像聊天一样简单。✨
🚀不需要从零开始，用飞书多维表格一键复制设备管理方案模板，3分钟完成搭建！
一、资产管理目标：解决资产盘点痛点问题
以往通过人工+线下表格管理部门的资产情况，核对后再上传内部系统，周期长、人工成本高。
资产盘点管理系统能够将企业的资产管理方式从大量人力物力中解放出来，通过多维表格实时为企业管理者提供企业资产的明细信息，准确的实时动态数据，实现企业管理的信息化。
📒二、打造设备“履历本”：从采购到报废，全程可追溯
给设备建立“电子身份证”
设备管理首先需要能够对设备的履历进行清晰的管理及追溯，而设备台账应能够串联起设备故障历史，维修工单，保养，资产信息，地点，物料清单，采购等信息，成为设备履历本的核心。
设备台账的信息来源于设备管理的不同阶段，由不同角色进行维护，例如：
采购阶段
- 需要由采购/资产管理员维护设备基础信息、采购信息（供应商）、验收单据、设备资料（包含使用说明书、出厂合格证、保修单、装箱单、备件图册、安装基础图、电器接线图、试运行规范及试验记录、其随机文件及其它技术资料）等信息；
运营阶段
- 需要由设备使用部门维护设备实际使用日志、设备异常记录等信息；
- 设备管理部门需要指定设备管理责任人，维护设备状态、维修记录等信息。
⭐️ 基于企业信息化的不同阶段，通过飞书多维表格可以采用不同方式来实现设备履历本的管理，具体方案：
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场景
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飞书方案
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图示
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当企业没有独立采购、EAM 信息系统时
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利用飞书原生能力，基于“一张表”，跨部门协作，实现设备管理相关不同角色，在线协同化维护设备各类信息，确保设备履历的完整性及及时性。
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采购阶段：
运营阶段：
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当企业已有采购等业务系统，但无法完整支撑设备管理要求
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考虑打通业务系统与飞书多维表格：
在采购验收完成后，触发设备/资产类物资信息，同步到多维表格-设备基本数据中，方便设备管理后续流程可以基于一套主数据信息来流转
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业财融合，账实相符💰
企业管理设备和管理固定资产的诉求有时候并非一致：设备管理更在意 “每一件东西都得盯紧、全程跟着”，而固定资产管理看重 “这东西值多少钱、账上怎么记”，所以哪些东西要单独跟踪管理，设备管理的标准比财务上认定 “固定资产” 的标准更严，飞书多维表格可以轻松解决这个问题。
编号地图：在飞书多维表格中，若企业已有 ERP 等系统管理财务固定资产，那么首先需要建立设备序列号及固定资产编号的一一对应关系，确保互相能够映射起来。
自动同步：当设备状态变更为“报废”或“转移”时，自动化流程会通过飞书消息即时通知财务管理员，确保效果与账面信息同步，不再需要人工反复核对。
🚨三、看得见的“设备管理”：自动化监测与异常预警
随着技术发展，设备运行的监控逐渐摆脱了时间、空间的限制，通过物联网、数字孪生等技术，对设备的运行监控能够实现实时感知、仿真模拟、提前预测。
但目前仍然有部分企业对设备运行情况的监测仍然需要靠人守在现场进行监测，工厂领导层及设备可靠性工程师需要通过邮件、电话、会议等形式了解设备数据，信息获取滞后，无法及时识别可能的故障，造成事后维修比例高等问题。
⭐️ 通过飞书与业务系统的融合，能够利用飞书移动化与信息快速触达的优势，实现设备信息在手边
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阶段
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描述
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图例
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数据同步至飞书
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设备运营数据定期自动推送
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可按需配置每日定时推送，或根据数据报告推送至设备管理工程师、生产主管等角色。
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设备异常及时通知，快速交互
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利用飞书 Bot 机器人，当发现异常事件时，自动向设备管理工程师发送报警信息，及时进行处置。
通过可交互式消息卡片，当异常需要多角色协作时，进行一键拉群，根据事件类型、紧急程度，邀请不同角色进群，针对异常情况快速沟通及处理
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问题提前预警到人，提前采取预防措施
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设置数据监控阈值，当发生数据异常时，及时提醒到人。
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管理者无需坐在办公室看电脑。通过飞书移动端，随时随地查看可视化的数据仪表盘：设备在线率、故障率、维修成本一目了然。
🛠️四、维修与保养：实现设备管理问题识别到故障反馈完整闭环
根据国际维修工作管理的最佳实践，设备维修管理应该覆盖问题/工作需求识别、工作准备、计划制定、检修执行、关闭检修等完整的闭环。
由于企业内各类型设备位置相对分散，设备管理移动化已成为高效工作管理的必须要素，对于设备维修工作管理的信息化工具需要能够支撑流程闭环管理及移动化管理的两个关键要求。
⭐️飞书多维表格能够赋能以维修工单为核心的维修/保养工作过程管理：
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业务场景
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飞书方案
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涉及角色
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I：识别工作管理需求
整个维修/保养工作过程管理流程，起源于三类场景：
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场景一：生产现场异常故障上报与提醒：
当发生故障时，生产主管通过用移动设备扫描二维码，打开表单提交设备故障记录，并且系统自动通知设备负责人，提醒其关注。
考虑到现场可能不允许带手机，可以在现场工程师工作区域安装电视/平板，当出现异常时，直接通过大屏来显示异常推送信息（设立设备工程师公共账号）。
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生产主管
设备工程师
维修工程师
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场景二：日常巡检过程中发现异常
在设备显眼位置张贴二维码，巡检人员通过扫码自动弹出表单，录入点检记录信息，当表单数据录入完成后，相关巡检信息将直接汇总到点巡检记录总表中，无需二次数据整理。
当企业有 MES/EAM 系统时，可以打通 MES 系统设备主数据，或者结合飞书移动化操作的优势，将相关点巡检记录、维修报障记录传输到 MES 系统中，保障数据的互通，减少数据孤岛。
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设备工程师
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场景三： 维护保养计划
利用多维表格维护设备维护、保养计划，同时通过甘特图、看板视图等方便查看
并且在执行日期到期前自动推送任务给设备工程师，提醒工程师按时开展相关工作。
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设备工程师
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P&S：工作准备与计划
针对维修保养工作的各要素进行提前的准备，包括：
人：具体谁来执行
料：需要哪些备品备件
时间：计划什么时候执行
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场景一： 故障维修
针对生产现场及巡检过程发生故障的场景，故障记录提交后，系统自动通知设备负责人，提醒其关注。
设备工程师在收到提醒后，对故障进行判断，并且决策维修方式，分配维修工程师，梳理维修所需备品备件。
分配完成工程师后，通过自动化流程自动通知其任务分配情况。
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设备工程师
维修工程师
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场景二：提前维护保养
根据设备维护保养计划，进行维护保养工作的具体安排，分配维护保养人员，梳理维护保养所需备品备件。在准备工作完成后，提醒维护保养人员相关工作任务。
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设备工程师
维保工程师
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E：工作执行
针对以上计划，实地开展维修/维护保养工作，并对实际过程进行记录，同时记录备品备件使用情况，自动核算成本
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维修工程师/维护保养人员在上一步骤收到相关工作安排后，进行现场工作任务执行。
任务通知：
在上一步骤完成后，通过系统预设的自动化流程，自动向工作执行者发送任务通知，确保相关工作及时开展。
任务查看：
通过看板视图，方便设备维修负责人查看相关任务视图
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维修工程师
维护保养工程师
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C&A：工作完成及关闭
在实际维修/维护保养工作完成后，对结果进行记录，核算成本，并且根据需要进行经验反馈。
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（1）工作执行过程记录：
在收到工作任务通知后，点击链接填写维护保养记录。
（2）实际备品备件使用记录：
在维修工作完成后，为了实现使用零备件/辅材的记录及成本核算，登记该维修记录实际使用的零备件/辅材信息及实际使用数量，该信息与备品备件主数据关联，可自动带出单价并自动计算每笔维修记录的总费用。
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进阶地，随着设备维修管理精细度提升，企业能够对各类维修及维护保养工作进行标准工作包管理，可以将维修工序进一步的进行标准化管理，在维修计划制定时，直接选择标准工作包，给予维修工程师更加规划化、细致化的指引，确保工作高质量完成。
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五、实战案例——首维公司”飞瞬维”智能融合运维管理系统
首维公司（首都机场集团设备运维管理有限公司）基于飞书多维表格开发了”飞瞬维”智能融合运维管理系统，承载了整个大兴机场信息设备运维工作全流程，全面取代了线下纸质运维流程。
系统特点：
- 关联5张表，每张表多的3万少1万，总数据量8-9万
- 覆盖人员管理、经营管理、备件管理、设备管理等10+个业务场景
- 实现故障报修的全过程监控和协同处理
使用效果：
- 每年仅信息收发次数可减少50万条以上
- 截止2024年8月，通过「飞瞬维」系统处理的工单数量已经超过100,000单，平均每天150单
- 大幅提高了机场设备运维的处理效率，让机场运维工作更高效
系统界面如图（图 1） 所示，展示了2021年每月巡检次数的柱状图，右侧有筛选条件设置区域，可对数据进行筛选操作。
六、用多维表格实现设备全生命周期的数字化管理
一表看懂使用飞书做设备运维管理的优势：
通过飞书多维表格搭建的设备运维管理系统，能够实现设备全生命周期的数字化管理，包括设备台账、点检、保养、维修和变更管理等功能，帮助企业降低运营成本，提升管理效率。
无论是制造业工厂，还是拥有大量IT资产的互联网公司，飞书多维表格均可为您定制一套“轻量”而“强大”的设备运维系统。
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苏公网安备 32059002002276号
