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1.在业务部门开出订单预测单、生产申请单或者生产部开出生产单之后，系统根据产品资料卡中部件资料的设置以及订单预测单、生产申请单中的产品数量会自动生成物料采购计划表。系统在生成采购计划时综合考虑了原材料的采购提前期、单位产品的原材料消耗量、当前库存数、在途采购数、未完成还需要领料的订单（或者生产申请单）的采购申请数，然后才确定原材料的采购数。
2.采购部根据采购计划表编制采购单，并传送给供应商。
3.在工厂实际业务运作中，经常需要采购产成品，不如包装用的纸箱等，这往往由业务部决定是否需要采购，并把它作为采购需求直接放到生产申请单中。采购人员（或者生产部门负责发外加工的人员）可以根据生产申请单采购这部分产品，但是要编制相应的采购单，以方便公司的付款管理。
4.当仓库按照一定程序收到供应商的物料或者产品以后，系统自动按照核销采购单中的任务并由系统自动反馈至采购单。
5.财务部门根据采购入库情况和采购单（采购合同）生成应付帐款，并根据采购单（采购合同）中规定的付款方式和清款方式由采购部门申请财务执行按期进行付款。付款时在系统中录入付款单。
6.生产部门发外加工的产成品（或者半成品）入库之后，按照加工协议（合同）需要向财务部门申请支付发外加工费用。付款时在系统录入付款单。
7.付款单录入之后，系统自动反馈付款进度至相应的采购单和发外加工单，并据此生成应付帐款帐龄分析表。
采购管理系统是一个看似简单实则比较复杂的系统，它的简单主要体现在属于采购部门的单据并不多，复杂性在于采购计划的编制，以及采购单和其他部门的数据关系。在传统的手工作业中，很难编制采购计划或者说只能编制比较简单的生产计划，采购单的功能比较单一。但是使用电脑管理以后，软件的方便性就使得这些手工作业中不可能的事情变得很切实可行。

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