高等院校作为教育行业的重要组成部分，在培养高素质人才、推动社会进步及服务国家发展等方面，具有举足轻重的作用。
在高校日常事务中，存在大量文件处理工作，包括招生录取、教学管理、科研管理、人事管理等，且人员规模非常庞大。据数据显示，2023年我国各种形式的高等教育在学总规模为4763.19万人，2024年国内高校毕业生人数达到了1179万。在如此庞大的群体下，高校每年需要处理的文件需以亿计。
传统的纸质合同签署流程繁琐、效率低下，而且在如此庞大的业务量下，高校每年因此产生的纸张打印、合同文件邮寄成本等，都要以亿元计算。并且，与其他行业不同，高校业务过程复杂，涉及档案文件类别众多，同时有着学生、教师、管理人员等众多参与主体，这都会给文件的传递、归档等加大难度，同时也增加了档案的管理成本和安全隐患。
电子合同签约方式的出现，可以完美解决这些问题。通过将纸质文件数字化，实现纸质合同的数字化签署、证书电子化发放等，有效简化业务流程，降低文件传递成本，保障文件安全。提高业务效率的同时，也有助于降低高校各业务环节参与人员的时间、管理等成本。
01
常见痛点
1、各类证明材料签字盖章流程复杂
在校师生开具的各类证明类材料，需要走复杂的签字审批流程，如果涉及到校外机构的文件材料等，还面临着大量的沟通、人员奔波等成本，非常耽误事情的办理进程。
2、文件真伪辨别难
学生各学科成绩单易伪造，纸质成绩单成绩被篡改难察觉，且缺乏有效的核验手段，在验证成绩真实性过程中缺乏有效通道。
3、数据统计难，人工处理容易出现误差
在毕业季等节点，学校需要对学生就业情况进行统计归总，三方协议、毕业证、学位证等纸质材料的整理全部由人工处理统计，在如此高强度的工作量下极易出现人为失误，影响最终数据统计的准确性。
4、印章管理及使用瓶颈明显
很多高校都有分校，有些校区甚至不在同一地，异地的分校、学院要盖学校公章只能来回跑，严重拉长签章周期。遇到紧急事务因审批领导出差、不在校等，无法进行签字审批，很影响事务的办理。并且，在入学季和毕业季等节点，需要盖章的文件众多，人工盖章容易出现漏签、错签等情况。
02
解决方案
随着近年移动化、在线化等信息技术的发展，从技术层面推动了高校教育模式和信息化模式的转型变革。近年来教育部也推出多个相关政策指导，要求高校加快信息化时代教育变革，建设智能校园，以信息化手段优化办公流程，逐步实现全流程、全业务线上办公。
在电子合同签约领域，为高校搭建电子签名基础设施平台，是近些年重要的课题。签盾通过为高等院校提供围绕签署的一系列服务，从文档制作开始，到文档的归档存储管理，乃至签署完成时提供全链路的存出证服务，覆盖电子合同签约的全过程、全场景，满足高校数字化签署的各种核心诉求。
签盾【独立部署产品解决方案】，可以为高校用户进行专业化后台管理系统和签章系统部署，将电子签名与电子合同管理能力，接入高校各类业务系统，链接高校信息化通路。既满足用户核心数据不出本地的需求，也满足用户需要结合自身业务特点打造独有签署流程的需要，针对具体业务场景进行差异化处理解决，以让电子签名签署更顺畅。
方案特点：
（1）本地化部署，可实现独享服务器资源。
（2）独家原文沙箱技术，核心数据不出网，保证客户隐私安全。
（3）集中化管理组织印章，确保用印安全。
（4）可根据场景需求定制开发，满足各种内外部签署需求。
03
场景应用
1、提交申请/资料签署
在师生遇到需要学校签字盖章的文件时，通常流程是在教务系统当中发起申请，审批通过后由于高校现有的系统不支持线上签字盖章，需要线下跑流程，非常的麻烦且耽误时间。
通过签盾电子合同签约平台，师生承诺书、电子成绩单等可直接线上完成签字盖章，且材料审批通过后能直接通知提醒到相关申请人员进行下载保存，不需要线下跑流程即可完成。
2、内部审批签署
高校内部常见的用印审批流程，大多在OA系统中发起申请，经由各审批节点领导批准后，才会到最终的用印环节，期间还可能涉及到领导的签批意见、领导签字、表单格式转换等特殊需求，非常的麻烦。
通过签盾电子合同签约平台，可以与高校OA等业务系统中的审批流程深度打通，实现H5表单签署，支持在不同审批节点提供领导关于文件内容的批注及签署动作的连贯性，覆盖报销流程、评优申报审批、研究生毕业论文答辩审批等各种场景。
3、证明类文件签署
在高校教务系统中，经常会遇到学生成绩单、学生学籍证明、教工职称证明等各类证明材料申请，文件种类多、格式不一且数量大，业务平台不具备在线批量签章功能，若线下盖章费时费力，工作量巨大，并存在法律风险。
通过签盾电子合同签约平台，在高校教务系统中引入电子签署能力，通过身份认证对学生和教职工身份进行认证，在需要出具证明材料时，相关人员仅需登录学校相应的教务系统就可以申请，审批通过后可以自主下载。
4、合同协议类签署
在高校日常事务中，会遇到各种合同协议类文件需签署，包括招标、采购、人事招聘等电子文档，实习就业协议，毕业生就业推荐表等等，原有的业务系统无法进行电子签章，需要师生等相关办事人员在高校业务系统中提交申请，然后拿打印下来的纸质合同文件跑到相关部门去签字盖章，如果遇到不在一个校区甚至是高校下属院校，办理完结非常的麻烦。
通过签盾电子合同签约平台，可以对接高校教务系统、就业管理系统以及OA软件等，实现就业协议书3分钟内在线网签办结，让毕业生、实习单位以及学校远程在线签署就业协议，不需要学生返回学校签字盖章，节省学生的成本。
04
客户案例
某大学有着大量的文件处理工作，为加速智能校园建设，以信息化手段优化办公流程，逐步实现全流程、全业务线上办公，需要在网上办事大厅、人事管理、图书馆管理等校务系统中引入电子签名技术，实现教职工证明文件、学生毕业相关文件、图书馆收录检索等相关文件的在线签署、“不见面”办理。
通过与签盾合作，本地部署签盾电子合同签约平台，通过API对接服务，与高校内部的办事系统打通，统一接入电子签名能力，所有签署全部放在线上进行，不需要线下跑流程，大幅提升办事效率，也节省相关办事人员的时间。并且，所有出具的文件资料都可以进行数据留存，在系统中进行存储管理，大幅降低高校文档存储管理成本，加速智慧校园的建设建成。
1、毕业生“零跑腿”，各类表单文件线上办
引入电子签名技术后，该校毕业生们在毕业季各种证明材料申报等，都可以在线填报申请，学校接到学生的选调生报名表、等级证书复印件、统招统分证明表等各类表单证明文件，都可以在线完成签署和审批工作，不仅效率得到大幅提升，而且在校外实习的学生不需要返回学校跑流程，实现“零跑腿”在线办理。
2、文献收录线上办，学术工作更轻松
师生申请图书馆收录其学术论文时，申请人无需跑腿图书馆线下登记申请，直接在线上系统按要求填写“查收查引委托单”、“论文清单”，提交至相关邮箱，图书馆工作人员确认后可生成电子版检索证明并加盖电子签章，直接发送至申请人的电子邮箱中，全程线上办理。
3、教职工证明文件自助开，效率直线提升
该大学教职工人数已突破4200余名，当教职工人员需要开具在职证明、收入证明、职称证明等各类人事证明文件时，不再需要前往各部门线下盖章，直接通过人事系统在线提交申请，系统将自动匹配相关的证明文件，在导入该教职工的相关个人信息后加盖合法有效的电子签章。并且，教职工人员可自行下载打印，非常的轻松方便。
除此之外，在招标采购、内控管理等方面，也可利用电子签名系统进行电子合同签约，与高校财务系统、档案系统集成，跟踪管理合同履约情况、归档情况，并具备自动生成合同台账的能力，构建高校合同全生命周期的管理体系。
签盾是全证据链电子签名领先者，以安全合规为核心，以技术创新为驱动，致力于为企业、政府及个人用户提供安全合规、高效便捷的数智化电子签名解决方案，实现各行业具体业务场景与电子签名的全链路数字化闭环，简化签署流程，确保每一份签名的法律效力，助力降本增效。
签盾旗下拥有电子合同签约平台、电子合同签约管理系统（混合云/私有云）、UKey电子章、电子签约钉钉版、开放平台、电子数据存证管理平台等产品，目前已为30+行业，超100000客户打造“签约简单，盾守保障”的数字化签署体验。
想了解更多方案详情，可以直接联系咨询，可根据你的签约场景需求，免费为你提供电子签名解决方案哦~
苏公网安备 32059002002276号
