【行业分享】项目控制：关键要素、优势和挑战 | EcoSys

尽管付出了最大的努力和详尽策划，许多组织发现大型项目因为各种原因而未能达到目标：对偏差太乐观、人工估算错误、历史数据不足、范围蔓延等等。

在大型资本项目方面，98%的项目经历了成本超支或延期。平均而言，额外增加的成本约为原始预算的80%，时间线通常延迟20个月或更长。

那么，按时且按预算交付的项目和超时又超预算的项目之间有什么区别呢？在大多数情况下，答案是其有更良好的项目控制。

项目控制是收集和分析项目数据的过程，以保持成本和进度的正常运行。项目控制的内容包括启动、规划、监控和控制、沟通和关闭项目成本和进度。其根本性解释是，项目控制是一种可重复的过程，用于测量项目状态，根据这些测量结果预测可能的结果，如果这些预测结果是不可接受的，那么需要有针对性地进行项目绩效改善。

项目控制的范围包括以下活动：

• 使项目与项目组合/企业的战略目标和任务保持一致

• 编制工作分解结构（WBS）

• 协作编制项目初版进度计划

• 编制风险管理计划

• 项目预算和预测

• 监控项目成本

• 反馈和报告

• 优化项目策略，以便在未来取得更好的成果

虽然一个项目可能涉及许多参数，例如质量、范围等，但项目控制会将重点放在成本和进度因素上，不断监测它们的风险。

从层次上看，项目控制嵌套在项目管理之下。一个项目控制员可以向一个特定项目或整个项目组合的项目经理报告。项目控制对于项目管理的成功与否至关重要，因为它可以提醒项目利益相关者潜在的问题所在，并允许他们进行修正。

为了使项目控制成功，它们不能断断续续地或脱离现实。更确切地说，项目控制活动必须贯穿整个项目生命周期 ——从项目启动到项目交付—— 监测和控制影响成本和进度的各种因素。将项目控制与其他项目管理部分交织在一起，提供及时的洞察力，使项目利益相关者能够在正确的时间做出正确的决策。

项目控制的优势在于其数据为中心的方法和对细节的关注。一个项目经理不仅仅想知道是否有成本超支，而是想知道根本原因、精确数字以及如何解决。这就是一个完全集成的项目控制解决方案可以帮助提高效率，快速获得答案，并提供可以降低项目成本的绩效可见性。

让我们深入了解定义项目控制的过程。

规划是控制工程师和项目经理共同工作的重要步骤之一。无论是创建项目计划、进度、工作分解结构还是成本估算，规划都为您的团队提供了一个在整个项目中使用的基准。

将预算过程与项目进度作业相结合，对于准确计算成本和了解何时以及为什么会发生差异至关重要。通过时间化的预算和明细数据，项目高级管理人员和团队成员就可以获得一个透明的数据模型。这个模型在整个项目中作为一个基准，了解项目至关重要的现金流。

项目控制提供了一种细致的风险管理方法。通过预先识别风险，持续监测风险，并制定应对和缓解问题的应急计划，就有可能减少对预算和进度的影响。它还有助于防止未来发生的某些风险。

当一个项目偏离其原始估算时，通常不是由于单一因素，而是由于多个因素的累积效应，这些因素往往不被注意到，这就是为什么变更管理至关重要的原因。通过跟踪变更并了解其影响，同时遵循一个清晰的评估、批准和问责的过程，以确保项目可以保持在其规划的轨道上执行。

通过提高完工估算的准确性，项目控制工程师和经理可以更深入地了解当前导致成本和进度超支的驱动因素。良好的进度测量是预测过程的重要环节。它作为实际和承诺成本（例如合同签订成本）的比较，使项目控制人员能够使用标准预测方法和公式的组合来推断出一个预测结果。定期、及时的更新有助于项目控制人员在项目开始偏离轨道时能够更快地做出反应和纠正行动。

定义和使用关键绩效指标（KPIs）来监测项目健康状况和预测趋势对于采取纠正措施至关重要。使用绩效信息来管理项目的组织，如挣值管理中使用的计算方法，其成功率为68%，而不利用这些数据的项目的成功率仅为7%。

这个过程涉及建立可以帮助团队成员相互沟通和协作的流程和系统。目标是跟踪状态更新，记录会议纪要和经验教训，并无缝管理工作流程，使团队能够专注于实际执行而不是例行任务。

这两个学科之间功能上的重叠有时会使它们难以区分。许多组织将项目控制人员的角色分配给其中一位项目经理，使这一点更加混乱。然而，为了充分理解项目控制的作用，区分这两者是很重要的。

项目管理是一个全面的业务，涉及通过各个子业务管理项目中的人员、流程和交付物。它除了关注成本和进度外，还关注质量和范围。项目管理的目标更加全面，它的最终目标是在可利用资源下成功地完成一个项目。

项目控制是一个子的业务领域，只关注两个参数：成本和进度。例如，人员管理和质量控制并不属于项目控制的范围。

项目控制的主要目标是将成本和进度与原计划的偏差最小化。

控制是项目管理的安全带。有时项目经理几乎只关注交付，这就留下了较少的空间来检查成本、项目计划的偏差和其他涉及的变量。项目控制为项目经理提供了一个必要的现实检验，给出了一个更基于数据的视角，了解项目资源和目标随时间的变化趋势。在其核心，项目控制是监测功能的一部分，它分析场景并提供建议。项目控制员报告成本和进度，并向项目团队提出潜在问题。这些建议的实际执行不是由控制员完成的，而是由项目经理完成的。

尽管控制是项目管理的一个子业务领域，但项目控制员与他们报告的项目经理之外的更多人进行交互。一些与项目控制人员交互的团队成员有：

• 项目经理

• 财务团队

• 供应商

• 施工经理

• 采购团队负责人

• 技术团队负责人

在2018年的一项调查中，88%的受访者表示，他们认为项目控制对于企业项目的成功非常重要或至关重要。该报告还证实了项目控制与成功之间的相关性：那些认为控制是“至关重要”的人，达到所有项目目标的可能性是其他人的两倍。那些认为项目控制“一点也不重要”的人，失败的可能性是其他人的三倍多。这些结果强调了控制的重要性，特别是考虑到过去项目对初始估算的主要偏差。

在PwC对资本项目的分析中，六个核电站观察到平均成本超支157%！在另一种情况下，一个炼油厂项目最终将其预算从最初的40亿美元提高到120亿美元。

项目专业人员知道，无论是大型建设项目还是小型企业上线一个新网站，总会有意想不到的延误、额外成本或不可预见的情况。但如果没有项目控制来预测和解决这些问题，成本和延误很快就会变成巨大的开支，并影响业务的其他领域。

在大型项目中，各个变化的部分可能使其难以与最初的计划保持一致。然而，通过密切监测、分析和调节可以保持这一点。当控制得当时，不仅仅是大型项目，所有规模的项目都会有显著的好处。以下是项目控制的一些主要好处：

• 通过使用KPI及时做出决策，降低项目成本

• 提高项目对成本和完成日期的可预测性

• 随着项目进展，提高对项目财务状况的可见性

• 能够缓解项目范围蔓延

• 通过结构良好的项目提供对未来项目有意义的基准数据

• 在固定价格环境下提高利润率

• 提高适当管理和控制项目的声誉

• 相对于具有较低成熟度的项目管理能力的组织具有竞争优势

• 提高项目团队成员的工作满意度

往往，项目控制被视为“后台分析”，而没有清楚地理解它如何直接与项目绩效和投资回报率相关。这使得项目团队难以引起管理层的注意。然而，当意见由事实和可行的数据支持时，管理团队才更有可能接受它们。这就是为什么在过程中建立智能、自动化和定期的报告至关重要。

以下是一些有助于将项目控制概念与项目团队社交化，并让每个人都能够确信项目走在最佳推进路线的报告：

作为沟通最常用的工具之一，状态报告应包括所有关于项目成本的指标。成本方面的指标示例包括迄今为止实际消耗的预算、已承诺支出——例如与供应商签订合同以完成尚未完成的工作——以及截至某个日期实际与计划工作量之间的比率。S曲线是项目控制人员成本报告中不可或缺的部分，它以视觉方式跟踪迄今为止的总支出。成本报告可以以多种格式和频率共享：有些团队喜欢每日一次的敏捷风格，有些团队有自己定制的模板，每周发送一次，有些团队将它们打包成实时仪表板。虽然报告的频率已被证明可以改善项目绩效，但所有利益相关者都应该清楚地了解如何访问报告以及如何使用其所揭露的信息。

范围蔓延是大多数项目经理面临的常见挑战。变更管理登记册跟踪了从最初的工作说明书或估算开始的范围变更。它确定了项目必须承担的额外成本，以及由于范围增加而导致的项目延误时间。

这些信息有助于项目团队为影响做好准备，并将影响传达给内部或外部的客户。有时，当客户了解后果时，他们可能愿意削减他们的要求。它还提供了一种正式的方式，让所有各方审查和签署变更。

风险登记册是一份管理风险并记录与已知风险相关的应急资金的文件。

它作为一个RAID（风险、行动、问题、决策）日志，在项目开始时记录风险、假设、问题和依赖关系。随着项目的进展，风险因素可能会发生变化，这些变化在风险登记册中进行跟踪。

在大型团队中，风险登记册为每个人提供了关注重点领域的可见性。它通过解决假设情景并将这些情景与其风险系数相关联，为利益相关者提供清晰度。它还为项目增加了更多的可预测性，因为团队成员可以回顾这些变化或风险过去发生的情况，以预测它可能对本项目产生的影响。

尽管控制作为一门学科得到了越来越多的认可，但企业面临的问题是：它在内部实施得如何？它是否带来了预期的结果？这些结果是否一致？

当项目失败时，许多企业可能会归咎于他们的项目控制效果。然而，这是评估控制过程是否得到充分实施的时候。让我们来看看项目团队在正确实施控制时面临的一些挑战和障碍：

这是最大的挑战之一。控制不仅仅意味着监测；而监测是被动的，控制是指根据分析和报告主动做出决策。因此，如果没有领导层提供足够的权力，这是无法实现的。在缺乏自主权和支持的情况下，控制员无法实现他们的目标。许多项目控制团队往往人手不足或没有足够的预算来投资合适的工具。

由于控制只有在事情出错时才会引起注意，它们可能被视为一种开销。然而，这远非事实。IPA Global对这一主题进行的一项研究表明，虽然项目控制功能成本占项目成本的0.5%到3%，但其最佳实践带来的成本改善可以达到6%到20%。组织可以通过培训项目团队和高管关于控制潜在投资回报率来解决这个认知问题。

控制和审计等工作通常会被专注于交付和进度表的人以怀疑的态度对待。通过建立伙伴关系而不是互相对立的态度，可以克服这一点。将工作与项目管理的其他领域整合起来也很重要。项目控制员不是每隔几周或几个月就带来坏消息的人。相反，这个角色应该和谐地融入项目生命周期。

即使有了管理层的充分支持和团队对控制重要性的认识，实际实施也可能没有跟上项目中困难挑战的步伐。许多组织仍然使用繁琐的电子表格来尝试跟踪和管理风险矩阵和变更请求等人工系统。人工系统往往是孤立的，产生不一致的数据，而不是整合数据。

项目控制涵盖多个过程，并与多个角色互动，以确保项目成功。它们在项目持续的整个过程中都需要持续关注细节，有些项目甚至会运行数年。

在过去，依靠人工方法来监测和评估项目指标可能是可以接受的。现在，使用自动化报告和基于算法的预测来利用最佳的项目数据是至关重要的。项目控制对于大型项目的成功——以及整个组织的成功——太重要了，不因也不能让手工过程和错误妨碍项目成功。

现代的项目控制方法需要战略性的项目控制软件。一个强大的解决方案，如EcoSys企业项目绩效软件，提供了预算、风险管理、规划、管理、预测等工具，以保持您的项目目标，并为您的组织带来更大的业务价值。

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