1.确认律师函真伪
首先确定律师函的真伪，以防被骗。 律师函需要加盖律师事务所公章及律师签名，可以通过网络查询相关律师事务所及律师的情况，也可以通过拨打律师函上的电话进行查询，但进行电话查询时要慎重，以免对方保留相关证据，因此建议通过网络核实渠道为主。
2. 自查摸底，停止使用盗版软件或者离线使用软件。
自查摸底可以采取编辑网上问卷、员工自主申报、统计信息后IT部门再次核验的方式。问卷内容应包括：列举可能使用的软件、安装时间、授权情况等。获取自查统计数据后，对自查结果中涉及的软件进行市场调查，估计单价或打包授权价，初步估计赔偿金额。
3.与发行商联系，对其掌握的证据进行评估
《律师函》并没有附公司使用盗版软件的相关证据，通篇只列有大段的《计算机条例》、《侵权责任法》等法律条文，表述也极其简单，初步判断对方可能对证据掌握不足，对方起诉没有太多证据胜诉几率也不大。需要注意的是，评估对方已掌握的证据水平或者对方的取证能力是个技术活，切记不能大意。实践中存在很多案例，某些软件公司借助工商局或版权局行政执法“如突袭查封”获得证据后，再行民事起诉从而获得胜诉。
4.谈判购买，以优惠价格购买正版软件
根据用自查结果估计出的赔偿金额与软件公司进行软件购买谈判。
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5.应对工商执法与诉讼保全
如谈判不顺利，软件公司可能会采取工商举报或诉讼保全等激烈手段进行施压。首先应尽量避免刺激软件公司激烈维权，如确实无法避免，可以在发生谈判僵局后要求员工暂时删除相关软件或居家办公。如果在没有准备的情况下遭遇突然执法，则应全面配合执法人员或法官调查取证。
（附图为西门子NX公司申请诉前证据保全）
6.应对诉讼
如认为软件公司的方案不可接受，应积极准备应诉。目前我国《著作权法》规定的侵权赔偿计算标准及顺序：（1）权利人的实际损失；（2）侵权人的违法所得；（3）法定赔偿，五十万元以下。赔偿数额还应当包括权利人为制止侵权行为所支付的合理开支，如律师费和证据保全公证费用。
7.软件替代
即使用替代软件，不再使用涉案软件。因为涉及到行业使用习惯，员工培训成本，历史数据处理等原因，替代工作不太容易，另外市场上品质相似的软件往往都需要付费。软服之家也对于同类型软件进行了分类整理，方便进行同类型软件的比选。
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