“华博思创”费用预算案例

一、企业概况

北京华博思创科技有限责任公司是一家提供先进的、全方位的信息化应用解决方案的高新技术企业，是服务于政府、军队、公检法、能源、金融、电信等行业的专业化IT公司。

随着业务高速发展，公司收入和支出的费用越来越多，急需要一套财务系统来管理公司的费用，特别是员工的借款、报销等费用，要求在公司的预算计划内执行，每次报销的金额不能超过预算。

二、项目简况

华博思创预算控制方式比较特殊，各部门预算控制方式较复杂，有的部门按部门预算控制，有的部门按照项目进行预算控制。市场上的软件厂商多于牛毛，但是能提供既能符合公司业务又能进行预算控制的财务系统的软件厂商并不多。

预算控制的费用系统应该要能解决以下几个问题：

1、 传统报销方式，用纸张填写报销信息，在报销单据审批过程中来回传递， 领导费用费力。

普通员工要报销费用，首先要从部门领报销单和发票单，然后填写好报销相关信息，交到部门秘书，一段时间后，部门秘书将部门内所有的整理好的单据交到部门领导，由部门领导进行单据初步审核，部门领导审批完之后将单据交到公司领导，公司领导继续审批单据，如果公司领导审批没有通过，那么单据又将回到报销人，报销人重新填写单据后，重新开始审批流程。当公司业务领导审批结束后，终于到了财务部了，财务部对单据继续审核，首先会计进行发票审核，发票审核过程中又要来回跑。几天后，报销单据终于到出纳了，出纳将需汇款的单据汇总，在指定日期对报销账户进行付款，然后又是漫长的等待过程。由此可见，审批过程所花费的时间和精力比较多，而且还有报销单据丢失的风险。

2、 如果领导不在公司，那么报销会拖延，员工有抱怨。

传统报销审批方式需要领导手工签字，如果领导出差或有事不在公司，那么单据将无法审批，报销过程势必会增加时间，员工抱怨报销效率慢。

3、 报销人无法随时随地查看报销进度， 部门领导无法随时查看部门人员所有报销情况。

由于报销单据为纸质，在审批过程中来回传递，报销人往往只能等待财务部的领款，而中间的审批过程完全不知道。 随着报销单据越来越多，审批人最后自己也不记得曾经审批过哪些单据，部门内报销了多少费用。

4、 财务审批工作量大，统计不方便。

财务部除了要审核报销原始单据和原始发票，还要审核报销的金额，在统计公司费用的时候，要大量的工作，财务人员不堪其苦。

5、 无法快速决定是否让报销单据通过。

公司管理上设立了预算管理，在单据审批的时候，需要根据部门预算剩余金额来决定费用单据是否应该审批通过，但是往往不知道费用科目的预算剩余情况，无法快速决定是否让报销单据通过。

6、 预算控制困难。

由于业务量大，公司项目多，华博的预算控制包含部门预算控制、项目预算控制和个人预算控制，不同的预算控制方式在各部门内交叉执行，预算控制困难。

7、 预算执行难以统计。

8、 预算执行难以调整。

三、解决方案

通过在系统中优化组织架构，统一报销审批流程，控制每一次报销的费用，并提供报销统计报表，从而实现管理公司费用的目的。

1、 在线审批

实施费用系统之后，所有报销在系统中进行，无论在公司还是出差在别的城市，只要登录网上系统，报销人在线提交报销单，业务领导在线审批报销单据，财务人员在线处理报销单据，不受时间和地点的限制，而且基本上不需要纸质单据的来回传递活动，节省了大量宝贵的时间。

每一次报销都记录到数据库中，以后可随时随地查看单据的单据情况。报销人可以看到自己的所有的报销单据，点击单据号进入单据明细页面，哪位领导正在审批单据，审批过程用了多长时间都可以看到。

2、 领导授权

为了解决出差情况下审批领导无法及时审批单据的情况，系统提供领导授权的功能。登录系统之后，将本人的审批权限授予其它用户，那么其它用户可以代理审批授权人的所有待处理单据，审批权限和授权人权限相同，可以对单据进行同意和驳回。

3、 部门单据查询

系统内集成单据报表，将部门内的所有单据显示出来，并提供强大的搜索功能，可根据单据号、单据名称、报销人、单据状态等进行搜索。

4、 费用报表

提供两种报表，一种是个人报表另一种是费用报表。

个人报表开放给系统每一个用户，可查看自己所有的借款、报销的费用统计。

费用报表开放给业务和财务领导，可查看本责任中心内所有的费用报销统计。

5、 单据中显示预算剩余

在新建费用报销单据时，在单据页面中将会显示费用科目对应的预算剩余，制单人参考预算剩余值报销费用。

在单据审批时，在审批界面中显示提单时预算状态，给审批领导提供决策依据。

6、 多种预算控制方式

针对不同的预算控制方式在各部门内交叉执行的较复杂的情况，友为工程师积极配置，成功在系统中扩展配置为支持多预算控制方式，支持部门费用预算控制、项目费用预算控制、员工费用预算控制。按部门内预算控制，公司员工提交报销单据，系统会自动检测单据金额是否超出部门的预算，如果超出了部门的预算，那么将给出警告信息，提示此次费用单据超过部门预算了，单据仍然可以提交；按项目内预算控制，公司员工提交报销单据，在报销单据中选择费用所属的项目，提交后系统会自动检测费用单据是否超出了项目的预算，如果超过了预算，那么给出提醒并禁止单据的提交；按员工预算控制，公司员工提交报销单据，系统会自动检测单据费用是否超出报销人的人员预算，超过人员原，给出提醒禁止单据的提交。

7、 预算执行报表

清晰、准确的预算执行报表是系统中一大亮点，在预算执行报表中，将预算科目和部门内费用通过二维表格展示出来，并提供费用明细的追溯。

8、 在线灵活调整预算值

系统可以动态维护预算的值，包括部门预算，项目预算，人员预算。通过系统配置权限，具有此权限的人员调整部门预算，如新增了部门内一个费用科目的预算控制，那么在系统中，将当前月份的预算科目设定一个新的预算值即可，在员工报销单据时，系统会自动把一年12个月的该预算科目值统计，并进行预算控制。新增一个项目内的费用科目的预算控制的话，将当前月份的预算科目设定一个新的预算值即可，在员工报销单据时，系统会把该项目的所有费用预算进行统计，并进行预算控制。新增一个人员预算，那么在系统中将当前月份的预算科目设定一个新的预算值，在员工报销费用时，系统会把报销费用和预算数值进行比较，从而控制月份的费用。

9、 总结

费用管理和预算控制的结合，实现费用网上报销，领导网上审批，财务在线浏览报表等。支持公司多预算控制方式：部门预算控制、项目预算控制、人员预算控制、人员和费用双重预算控制。超预算控制松紧度也较灵活，有三种程度，分别是允许、 警告 、禁止。

四、实施结果

由于双方的彼此信任及双方对技术的严格重视，费用预算管理系统一个月后正式上线使用。上线期间，系统稳定，后期仍继续合作，对系统进行了定制升级，使预算能实现费用的个人预算和项目预算的双重控制。