中化集团-江苏圣奥化学科技有限公司客户案例-圣奥费用预算系统-友为预算管理系统-财务/税务管理-软服之家

一、企业概况

江苏圣奥作为全球更大的专业橡胶防老剂6PPD、IPPD以及中间体RT培司的生产企业，目前在上海、山东、浙江、湖北、安徽等地拥有多家生产型和贸易型子公司，以及化工技术研究所，拥有员工近1700人，其中专业技术人员已超过200名。2008年7月，圣奥携手美国凯雷投资集团，跨出了迈向国际市场的第一步。圣奥与凯雷期望通过彼此的通力合作，打造出全球橡胶助剂第一品牌，更好地为世界橡胶轮胎产业服务。

二、项目简况

友为软件在2011年4月开始成为江苏圣奥的软件供应商，实施友为系统后，为江苏圣奥建起了多家公司，100多个部门，10多个表单，30多条审批流程的费用、预算、合同管理的多币种、多语言平台。

随着行业竞争逐渐加剧，企业越来越认识到内部管理的重要性，如何通过提高管理水平来降低成本已经成为企业发展的一个必然趋势，费用核算、成本控制、预算管理成为企业财务管理的核心，友为费用在线系统恰恰很好地解决了这个问题，给企业提高管理水平，降低经营成本带来了新的契机。

针对企业自身的特点，实时监控企业的报销和费用预算支出情况，提供企业费用管控解决方案，实现全体员工在任何时间地点基于WEB的网上自助报销申请、预算查询、单据审批、支持费用在线系统财务数据和ERP数据集成自动生成凭证，提高审批各环节流程的效率，为企业信息化建设及财务管理提供有效的保障。

三、面临的问题和挑战

经过多年发展，集团在化工领域已占据重要地位，产品丰富，业务较广，然而，这些优势也给集团管理上带来了难题，

首先组织机构随着集团发展已发生改变，现在强调集团的管控与集团和各子公司部门之间的共同协作；

另外，随着业务变广、产品增加，相关的费用集团也难以管控，集团想按照一定的预算分配给各个子公司，并且知道各个子公司钱都花哪去了；

最后，传统手工合同管理的模式，在日渐发展的企业中，已渐渐变得越来越吃力，合同查阅和审批耗费很多时间。

预算控制不到位，预算和实际支出存在脱节现象；

预算、费用开支不透明，预算申请和审批没有现成数据作为依据，分支机构报表信息滞后；

预算数据分散，统计工作量大，效率低，有数据难应用，无法实现集中核算；

报销过程中涉及较多的报销环节，单据量大，报销周期长；

借款、报销、预算、合同收付款各个环节没有关联；

领导无法实时了解费用、预算、合同，影响管理决策；

公司各部门、外地分支机构的费用、预算难管理；

合同难跟踪管理，不清楚当前状态；

部门、项目、个人费用开支多，个人查询不方便，财务统计难度大；

四、友为网上报销及资金预算解决方案

友为软件作为业内领先的网上报销及资金预算专业服务商我们本着诚挚、严谨、科学的态度，充分考虑贵方的要求，利用国际上成熟的、先进的技术和我们在系统集成领域多年来丰富的设计和实施经验，为江苏圣奥提供更佳的设计方案和优质的服务。

1、加强费用预算管理

将支出费用科目分类，分成如办公费、招待费等其它费用科目，结合预算管理，通过在系统中控制企业费用的支出，从而控制企业的费用。

1) 支付预算管理

对企业支付费用的事项，设定预算额度，费用的发生不能超过预算额度，超过额度的单据将被系统拦截，不允许提交。除此之外，每次费用的发生都会扣减相应的预算，直到剩余的预算为0，同样不允许再提交单据。

2) 日常借款管理

员工在系统中借款，如果借款数额太大的话，可能需要总裁参与特批。员工借款的时候要提供借款的意图和借款的科目。

3) 借款冲销管理

员工的借款，需要在下次报销时进行冲账或者直接将借款还到财务部。

4) 预算申请管理

考虑到江苏圣奥复杂的业务和比较业务化的预算管理，最终决定将预算设置两道关，第一道关是部门的季度预算控制，第二道关是部门的月度预算控制。即先为部门分配每个季度的预算，然后业务部门每个月从季度预算中申请月度预算，部门内发生的费用不能超过月度预算，也不能超过季度预算。

费用月预算申请

申请部门的月度预算

采购预算申请

对企业采购申请预算，需提供采购事项说明和采购明细，采购明细可以通过excel模块导入表单中。

项目预算申请

对企业项目申请预算，需提供项目事项说明和项目明细。

5) 结汇申请管理

员工在线发起结汇申请，提供结汇的费用科目、费用明细等，如果有外币结汇，那么需提供相应的外币汇率。

一个结汇的申请，先走到财务审核，之后到税务及资金财务总监，然后到CEO或CFO，最后完成结汇申请。

2、网上报销替代传统纸质报销方式

通过资金集中管控，全员自助网上报销的方式，实现集团对费用事项的支出管理。员工通过浏览器进行操作，在网页中，打开对应的报销申请单据，填写报销相关信息和收款信息，填写完后将报销申请提交，开始走报销的审批流程。系统将自动给单据当前的审批人发送邮件，提醒处理报销申请。于是，审批人登录系统后，进行审批操作，审批完后，单据流转到下一个审批人，接着到财务部，直至出纳付完款，单据结束。

1) 事前申请管理

私车公用申请，记录私车公用的事件发生过程，根据汽车油箱起始码、结束码，行程公里数，用车理由，行车路线等申请用车补领。

2) 报销支付管理

招待费报销，记录招待事件发生过程和招待费用，根据招待费用发生过程、费用明细向企业报销招待费用。

日常费用报销，为企业日常发生的费用的报销。

差旅费用报销，记录差旅时间发生过程和差旅费用明细，根据出差时间、出差地点、出差事由、差旅费用明细等向企业报销差旅费用。

亮点：1.差旅报销时，根据企业差旅制度，将自动计算差旅补贴。

2.一张报销单据中收款人可以为同时出差的多个人，出纳分别向这几个出差人付款。

通讯费用报销，对通讯进行报销，员工的通讯费用有报销标准，当超过企业给出的通讯费报销标准，系统会自动标记该单，今后在记录集中以背景是红色的一行显示。

3) 审批流程管理

在系统中设立了32条工作流，根据业务实际，对事前申请、费用报销、费用支付、费用管理、预算管理进行管理。工作流中多个职位的人共同参与其中，按照设定的工作流路线走流程，因为审批中有些人兼职了其它职位，所以可以多次参与审批。遇到一个审批职位没有人的情况，系统可以智能判断是否跳过，继续流程的审批。除此之外，有些工作流还会判断审批职务的大小，职务大的人提单不能被职务小的人审批，只能被他的上一级职务审批，可以审批通过单据、审批驳回单据、审批撤销单据、审批补正修改单据、审批加签别人参与审批等。

总之，丰富的审批控制方法，实现了实际业务的工作流管理。

4) 多核算体系

满足集团业务扩展需要，支持多核算体系、多核算体系中跨核算体系。一个核算体系对应一个独立的核算单位的独立账套及跨核算体系费用审批管理。多核算体系与同类产品相比在.NET平台上实现此功能更稳定,更易维护,独特的多核算体系不但解决了总部对下属单位的费用时实管理，同时也解决了对分子公司和管理公司的统一监控管理问题，为企业提供了统一的资金收支管理平台。

5) 多币种多语言

系统支持多语言和多币种，系统可以根据操作系统和手工选择的方式选用语言种类，如下。