8Manage SRM采购管理软件：助力企业管好异常支出

采购中的异常支出，是指合同外支出或在预先制定的采购政策之外向非首选供应商采购。

不同企业的异常支出总额差别很大。异常支出的比例取决于管理下的支出、采购政策执行的成功率和采购成熟度。

这些采购不一定都是有意为之，有些可能是真正的错误或缺乏知识。但是，其结果意味着你无法从辛辛苦苦谈判达成的协议和价格折扣中获益。

最好的情况是，异常支出只是谈判达成的供应商合同中的微小漏洞，而最坏的情况是不受控制的采购。

6 个技巧，减少采购中的异常支出

在减少异常开支方面，最重要的是要确立明确的角色，界定谁拥有采购许可。

所有类别的 P2P 流程和政策都应清晰明确，便于员工遵循，每次采购都应下达采购订单。

有些公司干脆拒绝支付没有相应订单号的账单，并要求采购员向财务总监作出解释。听起来似乎过于苛刻？那么试试以下 6 个具体建议：

1. 通过支出分析识别异常支出者

良好的支出分析数据能让你跟踪和识别有非合同支出的供应商，以及与非合同供应商的支出。支出分类有助于揭示同一产品或服务类别的多个供应商，并整合首选供应商的支出。

2. 就采购政策的好处对用户进行教育和培训

向用户展示采购流程政策的原因，可以起到事半功倍的效果。采购政策不是为了好玩而存在的，它不仅仅服务于采购利益。讨论为什么优化成本、签订详细规格的合同、质量管理和降低风险是为了用户的利益，而不仅仅是你的利益。

3. 促进与业务职能部门的合作关系

了解你的业务重点、客户需求、市场动态和供应基础。努力共同寻找最佳供应商。如果选择供应商是一项共同协议，那么对业务关系的承诺也会更高。

4. 沟通首选供应商和相关合同条款

与供应商合作的每个人都应了解你所同意的产品或服务采购条款。让采购员轻松找到交货条件最好的首选供应商。

5. 向首选供应商采购变得更容易

向最佳供应商采购应尽可能简单。为每个类别提供首选供应商名单，并说明选择其他供应商的正当理由。考虑建立订购目录，目录应包括产品/服务清单、价格、最低订购量以及可能的批量折扣。

6. 加快采购申请和订单的审批流程

当确实需要某种产品或服务时，不要因增加采购和审批的准备时间而拖慢业务。当人们有强烈的动力去启动项目和完成工作时，可能没有时间或意愿去等待数天或数周。研究你的采购流程，尽可能消除瓶颈。

8Manage SRM：助力企业管好异常支出

想要管理好采购过程中的异常支出，正确的软件工具和足够的数据缺一不可。8Manage SRM采购管理软件可以揭示合同外支出发生在哪里以及支出整合的潜在领域。该软件通过提供一系列功能来帮助企业减少采购异常支出，具体体现在以下几个方面：

● 实时跟踪监控

8Manage采购管理软件能够实时监控所有采购活动，涵盖了从采购申请、审批流程、采购定价到订单管理、发货、收货、验收入库、发票与付款管理的全过程，并提供详细的审计跟踪。这种全面的管理有助于监控和控制采购流程的每一个环节，从而减少异常支出。

此外，8Manage SRM可以实现自动化的采购流程，有助减少手动错误和重复工作，避免因错误或遗漏导致的异常支出。

● 供应商管理

通过供应商细分、等级管理、资格认证、招募、绩效管理等功能，企业可以更有效地管理供应商，确保与合规且表现良好的供应商合作，避免因供应商问题导致额外支出。

● 明确责任，简化审批

8Manage SRM帮助企业明确采购角色和责任，确保每笔交易都经过适当的审批流程。同时，通过简化的审批流程，快速响应采购需求，确保所有开支严格合规。

● 采购数据分析和优化

8Manage SRM提供实时的采购数据和报表，支持自动化和数字化处理数据。通过对采购数据的深入分析，发现异常支出的模式和趋势，以便及时采取措施加以纠正。例如，发现某个品类的采购价格持续偏高，可针对性地进行优化。

通过以上方式，8Manage SRM采购管理软件能帮助企业更有效地控制和管理采购流程，减少因管理不善、信息不透明、流程复杂等原因导致的异常支出。