在采买模块里,Smart Materials 可实现里程碑计划编制、供应商名单、供应商评估、询价编制、商务和技术评标以及合同编制工作。
软件功能集
里程碑计划是以采购中某些重要事件的完成或开始时间作为基准点编制而成。一般是依据项目的整体计划,根
据每个采购询价包的特点,编制里程碑计划。实施步骤:
1、从达到采购活动的最后一个里程碑,即最终成果开始反向进行
2、里程碑设置:将采购活动进行工作分解,定义出主要关键控制点,项目计划中的关键路径
3、里程碑复查:避免主要控制点 / 活动的遗漏或重复
4、依据相邻工作 / 活动之间的时间周期,编制里程碑计划。
里程碑计划编制的对象可以是询价包,也可以是单台设备或某类材料。在大型项目当中,EPC 承包商通常会在项目基础设计阶段,就开始编制物资设备的供应计划,尤其是对长周期设备与材料的采购工作。与其他计划编制软件一样,系统中的采购计划记录了“三条线”:目标线、预测线、实际线。目标线与项目的整体计划保持一致;预测线是计划执行过程中对未来的预测,根据实际进展进行动态的计算;实际线就是对实际发生记录。通过三条线的对比,可以使 EPC 承包商很直观地对比出当前情况下材料采购的进展与预期目标的偏离对比情况, 是对计划进行调整的依据。
在系统中可以管理与维护供应商的所有信息,包括:
1、供应商长名单(集团公司供应商)、短名单(项目供应商),以及审批合格时间。
2、 供应商地址、联络方式、联络人、工商局登记号(防止假公司)、上税号(防止皮包公司)、采购额度上限
(防止采购超出其生产能力的材料物资)、与供应商的保密协议。
3、两种供应商评价方式(印象评价体系、精确评价体系),记录供应商在以往项目中的表现,有助于项目短名单的确定。
4、 供应商分组可以将供应商按所能提供的合格材料分组,这样在请购模板阶段就可以和相关供应商关联起来,提高采购工程师的工作效率,避免选择错误的供应商,从而防止出现向项目供应商采购了其不合格的产品。
5、供应商资质本系统可以记录供应商的各种资质,以便采购人员选择供应商时参考。
一 旦 设 计 请 购 单 提 交 了 采 购, 就 可 以 在 SmartMaterials 中组合成询价包。系统显示出可供选择的供应商,同时将对外的文件如合同条件、附加的规格书等挂接上,指定报价截止日期,生成报价须知。完成的询价包可以用硬拷贝和 / 或通过电子询价包的方式发出。
采购经理将各个请购文件分配给指定的采买员,只有被分配了采买员的请购单才能进入开始询价和订单流程,各个采买员只能在系统中见到分配给自己的询价文件,明确各自的职责和工作范围。在大宗材料采买过程中会出现材料拆分、合并的情况,通过该模块下的“请购单对照窗口”界面,可以看出请购单与请购单生成的询价和合同的对照关系,以及此版请购与上版请购数量变化的结果,从该窗口还可看出请购单生成询价与合同的情况。
报价模块是询价模块的一个子模块,主要工作内容包括:
填写报价的综合信息;反映供应商的报价编号、报价返回日期、全部报价终止日期;填写报价中每种设备 / 材
料的详细信息,如价格(包括分项报价)、承诺交货日期等;对询价的合同条件或其它附件的响应与异议、是
否有建议的备选方案等内容。
Smart Materials 提供了三种报价方式:
1、 业主表格形式的询价清单 (通常采用方式)
(1)下载特殊格式的采购清单,通过电子邮件发送给供应商;
(2) 供应商通过专用软件打开采购信息电子文档,选择投标种类,填入投标数量、单价、其他费用、交货方式、
交货地点、交货时间等等,存入电子文件,发送给招标单位;
(3)招标单位将投标信息导入系统(避免二次输入)。
2、 Smart Materials(EXCEL)表格形式的询价清单(惠生工程公司当前使用方式)
(1)下载特殊格式的采购清单,通过电子邮件发送给供应商;
(2)供应商通过专用软件打开采购信息电子文档,选择投标种类,填入投标数量、单价、其他费用、交货方式、交货地点、交货时间等等,存入电子文件,发送给招标单位;
(3)招标单位将投标信息导入系统(避免二次输入)。
3、海克斯康方式,供应商登陆 Smart Materials 直接填入投标信息。
请购单的生成人在设计请购单生成时决定是否需要进行技术评标。如果要求进行技术评标,则有三步评标过程:
首先,采购人员筛选标书以确保供应商已提供了询价中要求的所有数据。如果不符合,则该供应商不合格;其次,由设计人员进行技术评标,记录评标结果;第三,进行最终的商务评标并确定中选的投标者。对于一个大合同,可以从不同投标者的报价中分别选择出最低价组成最佳价格组合。
项目采购可以选择的方式多种多样,不同的采购方式又分别适合于不同的项目采购规模、不同的资金来源渠道、不同的采购项目对象的性质和要求。通常项目中常用的为招标采购(公开招标、邀请招标)和非招标采购(询价采购、直接采购、定向采购)。由此,软件中合同的产生也有不同的方法,具体所使用的方法,依据实际工作流程的不同而选择。
生成合同的主要方式有:
1、经过询价流程、投标、评标,最终生成合同;
2、根据请购单直接生成合同;
3、请购单挂接框架协议 / 价格协议生成合同;
4、没有请购单手工生成合同。
合同的生成过程完全符合实际工作中的流程模式,采购人员可以根据不同情况来编制合同。在生成合同的过程中,实际操作是比较灵活的,有合并请购单、拆分请购单、补充订单 / 变更合同的各种流程。
系统中生成合同主要就是完成两步操作:
1、定义合同的信息:如合同编号、合同名称、供货商、到货信息、价格信息、附加文件等;
2、定义合同的供货材料:定义合同材料的过程就是将请购单的材料附加到合同的过程。
在评标过程结束以后,设计人员对最初的报价量做最终的调整。设计提交用于采买的终版请购单,采购人员根据终版请购单编制合同。生成合同的过程与生成询价包的过程类似。
催交是指从订单签定后到货物的最终交付,为使得承包商履行合同上所规定的义务,按时交付出资料、图纸、设备 / 材料,而采取的一系列的监督、督促活动。在该模块中,每个需要进行催交、检验的合同都将被填写必要的通用信息:
1、 供货商催交联系人
2、供货商检验联系人
3、催交员
4、检验员
5、催交等级
针对不同的设备、材料,分别连接相应的跟踪里程碑日期(计划日期、预测日期、实际发生日期),通过“三条曲线”的比较,可以掌握材料的交付状态,预测对现场施工的影响。
每个合同 / 明细,都可以挂接必要的文件:
1、 材料证明
2、出厂检验放行
3、准运通知
4、装箱
Smart Materials 不但可以跟踪 PO 中每种材料的详细情况,如果有必要,每种材料都可以按不同的分批装运及到货情况进行拆分。每种材料的装运情况可以按不同的装运情况分组集中,这样就可以跟踪这个组而不是跟踪许多分散的每种材料。
Smart Materials 提供一整套运输控制功能。用户基于项目的要求可以选择任何详细层次来控制装运。对海外项目,Smart Materials跟踪管理包装、铁路货运编组站、
海洋运输、报关、集装箱位置,甚至包装板条箱目录。
系统根据已有信息自动生成运输计划书。如果采购工程师输入了订单的交货时间、地点,那么这些订单的交货时间、地点及货物的种类、数量、重量,就应该与运输管理人员共享,而系统能够据此自动生成运输计划供运输管理人员参考,用于指定运输计划。
同时系统还能够提醒运输管理人员还有哪些订单没有运输方式,哪些港口、机场在何时会有哪些材料等待运输等等。其运输功能完全可以供专业的运输公司使用,使得材料运输过程原先难以控制的阶段变为可控制性。