【更新】Exchange Online新增自动存档功能，防止邮箱过载
这项新功能可确保邮件流不间断，并实现高效的邮箱管理。
要点总结：
- 微软为 Exchange Online 引入基于阈值的自动存档功能，以防止邮箱过载。
- 当存储空间接近上限时，该功能会自动激活，确保电子邮件流畅传输。
- 它与现有的归档策略协同工作，不会更改保留或删除设置。
微软为 Exchange Online 用户推出了一项新的自动归档功能。最新更新带来了基于阈值的智能归档机制，可在邮箱存储空间达到上限之前自动进行管理。
传统基于时间的归档方式存在什么问题？
Exchange Online 中仅依赖基于时间的归档机制的一个主要缺点是，无论邮箱容量增长速度如何，它都只会在特定时间段（例如两年）后才将邮件移至归档。在当今环境下，用户经常收到大型附件、自动邮件和 AI 生成的内容，邮箱的存储空间消耗速度远超归档计划的预期。这种归档延迟会导致用户达到配额上限，从而中断邮件流并需要人工干预。
自动归档是如何工作的？
Exchange Online的自动归档功能会在主邮箱使用率达到 90% 时，自动将较旧的邮件移动到归档邮箱。此功能会监控邮箱使用情况，并动态调整以防止超出配额限制。它会根据邮件的接收日期识别最旧的邮件，并将其移动到归档邮箱，直到邮箱使用率降至阈值以下。
“托管文件夹助手会持续监控主邮箱的大小。当主邮箱大小超过当前邮箱配额的 90% 时，如果已配置存档邮箱且有剩余空间，托管文件夹助手会自动先归档最早的项目，直到使用量降至阈值以下。同样的机制也适用于可恢复项目（“回收站”）文件夹，当它们的配额接近上限时也会进行归档。Exchange 团队解释说：“托管文件夹助手在特定邮箱上运行的服务级别协议 (SLA) 为 7 天。”
自动归档如何与现有策略集成？
Exchange Online 中的自动归档功能旨在与现有邮箱策略无缝协作，不会造成任何干扰。它会遵循“永不移至归档”标签，并且不会更改删除或保留策略。即使邮箱处于保留期，自动归档功能仍会激活以管理存储空间。
但是，此功能不会配置存档邮箱或启用自动扩展存档。它无法禁用，因为它是一种故障保护机制，旨在防止邮件流中断。
微软目前正在向全球商业客户推出 Exchange Online 的自动存档功能，政府云客户将于 2025 年 11 月跟进。管理员可以使用 Exchange Online PowerShell中的 Export-MailboxDiagnosticLogs 命令来审核自动存档活动。
