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大家好，我是盘盘。
这是职场干货系列第1篇文章，今天我们来聊一聊文件管理。
本文适合所有人。
事情起因是这样的：双11到了，同事杰西卡说自己电脑卡得不行，想重新买一台。盘盘跟同事们听完都表示非常震惊，因为她电脑才买了不到半年。
但杰西卡坚持说电脑卡，找份文件都要半天。本着“帮同事一把，胜造七级浮屠”的态度，盘盘看了一眼，然后看到了……
👇快要溢出的桌面文件
盘盘眉头一皱，发现事情不简单！杰西卡碰到的问题其实不是电脑性能不足，而是日常对于文件整理的缺乏。于是盘盘打算把好人当到底，出一期关于文件管理的攻略。
01
将不需要的文件“踢”出去
优秀的文件管理不只是整理电脑文件，它就像一台贴心的机器，只要你触动某个按钮，想要的文件就会自动到你面前。
在文件整理之前，首先我们要对文件进行一波预处理，将所有文件一分为二：需要整理的文件，确定删除的文件。
整理「不需要的文件」是非常重要的一步，因为这些文件不仅会占用电脑空间，还会干扰我们搜索文件的速度。
结合盘盘自身经验，分享一个比较好用的方法：72归纳法，即以72小时为分界线，判断文件是否需要保留。大家可以参考下图，将待定的文件分成3类：
①近期处理的：72小时内会使用并处理的文件
②未来需要的：将来可能会用到的文件
③72小时后删除的：当下判断为无用但需要“冷静期”的文件
为什么是72小时？当你下定决心要做什么事，而72小时内没去做，后续你再去做这件事的机率就趋近于零了。
02
做好文件夹归类
处理完不需要的文件之后，我们就可以开始做文件分类了。这里盘盘推荐借鉴「杜威十进制」分类法。
杜威十进制图书分类法
我们可以根据自己的工作/生活中的使用场景，将文件分为几个大类。
举个例子：100-工作相关、200-个人生活、300-家庭文件、400-技能升级、500-学习资源、600-实用资源……
按照这个逻辑，每个细分领域的文件都可以被很好地归档处理。比如设计师可以将自己的设计作品分成包装、海报、icon、弹窗等等。
这里要注意：分级层数更好不超过5个，过多的分级也会给自己增加额外的压力。
到这里文件整理工作是不是就结束了？还没有。
当我们的文件量越来越大时，仅有文件夹分类是无法帮助我们快速找到目标文件的。比如你想找一个2022年5月20日的文件，除了一个个翻文件夹，好像也没有其他办法了。
因此，我们还要完成一个最关键的部分：给文件打标签！
03
给文件起个“好名字”
文件名有多重要？可以说：这直接决定了我们搜索文件的“难易程度”。
就像我们的名字由“姓、名”两部分组成，文件命名上也有相通的小技巧。经过盘盘多次测试，最后发现「3W+1X」的命名方法是比较好用的。
3W
when：如“20210407”，简洁明了，可以不加“年月日”，避免增加工作量；
work：如“Q1工作总结”，用精炼的话概括说明文件主要内容；
who：如“市场部”，这里不一定要提个人名字，还可以是团队、部门、单位等。
1X
X：X代表备注，如“英文版”，除了以上3个信息外，我们还可以标注版本、编号、地点等。
我们按照上面这个命名规则实践一下，以这篇内容为例，可以得到这样一个文件名：20221020-个人知识库-盘盘自拍。是不是非常简单易上手！
这种文件命名方法有以下几点好处：
1. 排序规律。文件会自动按时间顺序排列，查看方便；
2. 搜索方便。文件名称越准确详细，越容易用关键词搜索识别到；
3. 主体清晰。如果负责项目很多，可以清楚看到项目关联的公司、时间，而不是一个光秃秃的“2022电商营销项目”。
全部设置好之后，未来就算自己只记得几个关键词，也能快速便捷地找到所需的文件。
04
实用工具分享
为了避免篇幅太长，这里盘盘推荐3款效率工具，如果大家感兴趣的话之后可以专门出一篇内容。
文件备份：360安全云盘
电脑本地存储虽然简单，但也有不方便的地方：
①电脑硬盘空间有限，尤其是C盘；
②一旦使用其他手机/电脑，文件就无法查看。
因此，盘盘会建议多做一份云端备份。我们可以将常用文件归类，然后把整理好的文件夹同步备份至360安全云盘。
多种实用的自动备份方式
备份完成之后，如果电脑本地硬盘告急，我们可以直接清理本地文件释放空间。此外，无论何时何地，我们只需在手机、电脑、平板等设备上登录360安全云盘账号，就能随时访问/编辑备份在云端的文件。
快捷启动工具：Quicker
Quicker堪称Windows上的快捷指令。简单来说，它提供了一个便捷的“中转站”，我们可以设定好打开方式后，就可以一键打开“常用的软件、网页、文件”，甚至还可以建立组合动作，完成一些繁琐的操作。
Quicker官网截图
Quicker通常主面板会自动隐藏，不影响桌面正常使用。此外它的功能还有很多，这里就不一一列举了，比如文件搜索、语音输入、识别图中文字、翻译、文字转二维码等。
电脑空间管理：SpaceSniffer
最后推荐一个文件管理工具，这个软件更大的用处就是：帮你找到那些占用C盘的大文件。
通过SpaceSniffer，我们可以看到哪些大文件在占用C盘空间，有的文件藏得深，需要我们在文件夹上双击进入下一级目录查看。
上一次盘盘一扫描发现C盘里有大量如微信、QQ、Chrome、播放器等软件的缓存文件……二话不说，当场清理！一番删除后，C盘大大小小释放了近18G的空间！
当然“懒人版”方法也有：安装一个“360安全卫士”，用垃圾清理功能快速释放空间。
对于每个人来说，每天的时间都是有限的，重要的不是时间长短，而是从有限的时间中如何快速获得价值。
