一、概述 InOffice协同办公系统主要帮助客户实现四个自动化: 内部通讯自动化 工作流转自动化 信息发布自动化 文件和知识管理自动化
产品目标: 应用Inoffice协同办公系统的单位可以达到: 实现跨部门多岗位的协同工作,提高工作效率 实现工作沟通与交流畅通无阻 打破信息孤岛,实现知识管理 提高资源利用率,降低办公成本 创造集成办公环境,实现远程办公和移动办公 增强企业凝聚力,提高企业响应能力
二、功能介绍 1、内部通讯自动化: 电子邮件:实现组织内部人员的通信,可进行邮件的创 建、发送、接收、阅读、回复、转发等 即时通讯:可即时感知用户是否在线,可使用发送短信 和消息功能进行实时信息传送和留言 手机短信:可以发送站内用户手机短信和站外用户手机 短信 聊天室:可以做文字会议室等。可以在线聊天
2、信息发布自动化: 电子公告:可发布各种公共信息如公告、通知或启事等 电子论坛:为单位内部提供一个信息交流、思想沟通和 问题讨论的空间 新闻管理:用于单位内、外部新闻的发布 投票管理:用于单位内部的投票,可自由设置投票主题,多选、单选或回答问题等
3、工作流转自动化: 公文审批:通过网络办理单位内部的各项审批,如工作 请示、出差申请、报销、请假等日常工作流 程都可以通过网络进行办理和审批 公文处理:实现收文处理和发文处理的电子化,提高公 文处理效率 工作监控:领导可对各项工作的进展情况进行实时监控, 了解每项工作办理情况,并可进行催办
4、文件和知识管理自动化: 个人文件柜:对个人文件进行存放、阅读、下载和查找,可建立无限级子文件夹 文件传送:可以任意多人发送或转发文件 公共文件柜:对单位的公共文件进行存放、阅读、下载、 和查找 分类文件柜:可以建立无限级树形分类文件柜,并对其设置人员的浏览权限和上传权限 规范管理:对法律法规、单位规章制度、部门规章制度 等进行存放、阅读、下载和查找
5、日常办公: 日程安排:提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能, 使用户更有效的安排自己的工作时间 任务管理:领导可对任意员工部署任务,员工对任务进 行接受、汇报、处理等 考勤管理:1、进行上下班的考勤及查询等 2、集成了指纹打卡机的考勤实时查询 通讯录:公共通讯录及个人通讯录的存放查询 值班管理:领导安排值班,员工即时被提醒 会议管理:对会议的全过程进行管理,由会议预订和会议 纪要两部分组成 车辆管理:对派车的全过程进行审批管理,包括派车、选 司机、出车前与返回后及实用里程的记录、审 批、确认等 人事管理:提供人事档案,劳动合同等的查询和报表输出
6、客户管理: 客户信息:客户信息有很多方面,绝不仅仅是地址电话而已。系统可通过对客户档案信息,联系人信息、交往记录、反馈记录等信息的动态获取和分析,使企业多角度的把握客户需求,全面透视客户情况,包括客户的各类基本资料、客户历史交往记录资料、客户历史联系信息,客户群的各类基本资料和属性等。 客户交往:对客户交往过程进行详细记录,并对业务员及客户实行等级管理,可以通过评分观察业务员的业绩和客户的状态。这部分功能实现:客户交往记录、客户交往预约,且即时自动提醒。 客户调查问卷:通过客户调查问卷,可以得到客户的反馈信息及满意度信息等,通过跟踪评估改进,实现解决客户抱怨,满意上更加满意,提高公司形象;该部分可以通过设置调查问卷标题,如客户反馈信息,客户满意度调查等,对调查问卷进行分类设置
7、辅助功能: 项目管理:设定项目计划,分配项目任务,成员执行及汇 报任务进度并可以发表意见,项目实施文件, 项目完成后文件归档等 图书管理:图书入库、预订、借阅、查询统计,预订后超 过规定时间不取则取消预订,借阅制度提醒及归还提醒等 资产管理:对单位资产按部门按分类进行管理 办公用品:办公用品的入库、领用等管理 用款管理:借款、还款、报销的登记与查询统计等
三、产品特点 1、可定制: 组织结构:对组织结构可以进行设置,包括部门设置、 岗位设置和人员设置 表单定制:管理员可以根据本单位业务需求,定义出 各种格式的表单,提供给各个子系统应用 流程定制:管理员无需编程便能快捷的定义出符合本 单位需求的各项工作流程 系统管理:提供集成的系统定制和管理环境,方便系 统管理员进行系统的定制、管理和维护
2、可规划: 按照需要设定工作流程 层次化的文件管理模式 提供多重权限框架,可根据自身需要有效的规划访 问控制体系
3、可管理: 以组织机构为基础,对整个组织的工作和权限进行管理 当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时,系统各模块内相应的权限进行同步更新,以确保数据的安全与完整
4、简单易用: 主要支持最常用的windows系列操作系统,系统管理员经过短期的培训即可完全掌握系统的安装、定制与管理,普通用户基本做到大部分模块不用培训便可应用系统进行办公。
5、办事找人: 为领导和办公人员提供了一个集中办理工作的窗口,大部分重要工作在首页即可办理,各项工作进行分类,并按时间倒叙排列
6、可扩展: 系统采用开放式体系结构,各个模块独立实现,并据有标准接口,为今后系统的升级和扩展打下良好基础,可以很简单的增加二次开发模块或与其他系统互联。 Inoffice协同办公系统可以整合企业的各种信息孤岛,提高办公效率,从而使企业精力集中在自身的核心业务上,有效的提升企业竞争力