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完整的项目资料是项目管理的主要成果之一。项目资料管理有两个基本目标,一是集中统一管理,二是方便安全利用,前者是为后者服务的。项目资料主要包括工程图纸和工程文档。同时,由于项目资料具有不同的创建者和使用者,需要分层次进行管理,因此,项目资料的管理标准、分类结构以及形成过程(即项目的实施过程)也是重要的项目资料。
在找到合适的项目成员(包括外部合作公司和内部员工)以后,影响项目周期、预算、质量的主要因素,就是项目成员之间的沟通、决策、审批方式和渠道。
项目管理过程中更大的问题,就是不知道何时何地有问题存在。在项目的实施计划确定以后,如何随时随地看到每个项目成员和每个事件的执行情况,并对出现的问题采取及时措施,是保障项目按计划实施的关键。
项目成员上至企业高层、下到一般文员,层次复杂。项目资料从工程图纸、Office文件到传真、照片,内容繁复。因而易学易用是项目管理和协同作业系统能够成功的关键。