要事第一:如何通过6个步骤确定项目的优先级

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当收到很多项目请求并且每个请求都是重中之重时,该怎么办?从最易完成的开始?还是先解决最大的问题?
 
实际上两种做法都不对。确定项目优先级的更好方法是评估以下内容,而不是关注项目规模或完成时长:
● 每个项目如何与业务目标保持一致
● 你的资源能力如何
● 项目有多紧急,如果不完成会面临什么风险

确定任务优先级别的 6 个步骤
 
1. 确定每项任务的紧迫性和重要性
 
确定工作任务优先级的第一步是确定任务的紧迫性和重要性。这有助于你确定哪些任务需要立即处理,哪些可以推迟或委托他人处理。
 
艾森豪威尔矩阵可以帮助你分清事情的轻重缓急,确定你目前真正需要处理的任务。它将任务分为四类:紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要。
 
● 紧急且重要的任务:如在截止日期前完成一个关键项目或解决客户投诉。
● 重要但不紧急的任务:如为公司规划未来或制定新战略。
● 紧急但不重要的任务:如参加一个不需要你提供意见的会议。
● 不紧急也不重要的任务:如浏览社交媒体或每隔几分钟查看一次电子邮件。
 
通过确定每项任务的紧迫性和重要性,管理人员可以相应地分配资源和安排工作的优先次序。确保最关键的任务首先完成,而不太重要的任务可安排在稍后完成。
 
2. 绘制项目依赖关系
 
工作项目通常取决于需要先完成另一项任务才能开始的任务。有时,你甚至会有需要串联完成的任务和/或必须同时开始或完成的任务。
 
绘制项目依赖关系图:
● 列出希望处理的每个项目所涉及的所有任务和子任务。
● 列出每项任务的负责人和需要咨询的利益相关者。
● 列出每项任务的所有阻碍因素,包括任何需要完成的前置任务和关键的利益相关者批准。
 
列出这些任务后,你就会看到依赖性最小的项目。那么,在提前计划具有重大依赖性的项目时,优先考虑这些项目。
 
3. 与团队沟通优先事项
 
沟通优先事项是成功确定工作任务优先次序的重要步骤。如果没有清晰的沟通,团队成员可能会从事一些不太重要或不紧急的任务,从而导致整体目标的延迟实现。
 
要有效沟通优先事项,可以采取这些行动:召开团队会议、设定明确期望、跟进以及沟通变化,还可以利用协作工具,如8Manage PM项目管理软件,创建任务列表并分配优先级。
 
凭借8Manage PM的强大沟通功能(包括即时聊天、自动预警与通知),你可以轻松地实时共享团队优先事项的更新和更改。
 
当你为每项任务分配优先级并设置截止日期,8Manage PM会自动向团队成员发送提醒。这有助于每个人保持正轨并确保任务按时完成。
 
4. 估算每个项目的范围、时间表和成本
 
范围、时间和成本是项目管理中的三重约束。其中任何一个相互依存的要素都可能对项目产生负面影响,因此要确认每个要素对团队来说都是切实可行的。
 
估算范围:查看过去的项目或与完成过类似项目的人交谈,以了解其中的内容。
 
估算时间:至少采访三个参与过类似项目的人,以准确估算完成这些项目所需的时间。
 
估算成本:看看需要的工具的成本,以及参与项目人员的小时工资,再乘以完成项目所需的时间。
 
在估算范围、时间和成本方面有困难?专业的项目管理软件有助于确定团队的真实能力。使用 8Manage PM,你可以监控资源在项目上实际花费的时间,从而对未来项目进行数据化估算。
 
5. 根据项目成本评估预算
 
在开始之前,权衡收到的预算与达到的估计成本(来自上一部分)。批准的资金能否支付完成项目所需的估算成本?如果不能,那么项目很可能会半途而废。
 
在其他条件相同的情况下,优先考虑获得全额预算批准的项目。
 
当然,项目经常会超出预算,所以最重要的是做好准备,随时跟踪成本变化。例如,如果使用 8Manage PM项目管理软件,你就可以查看员工或承包商是否记录了超过计划的工时,并跟踪任何额外成本。
 
6. 评估团队的带宽,分配职责
 
参与项目的人员是否有足够的技能处理整个项目范围和时间表中的每个步骤?在项目开始前确认这一点,避免出现只能交付次品的情况。
 
使用8Manage PM项目管理软件来跟踪和评估团队的带宽,可以让你一目了然:
 
● 谁拥有适合项目的技能
● 谁有时间,谁在休假
● 何时恢复休假
● 谁在加班
 
8Manage PM还可帮助你根据团队成员的特长和技能分配职责,确保每个团队成员都在从事最适合自己的工作,从而提高效率和生产力。
 
确定项目优先级是一个持续的过程
 
如果你正在为确定任务优先级而苦恼,可以参考本文列出的步骤。为了确保团队将宝贵的时间投入到正确的事情上,应该使用8Manage PM这样功能强大的项目管理软件,更好地控制团队和项目。该软件通过将项目需求、时间、收入与成本、资源、沟通、风险管理集中在一个平台上,更有效地跟踪项目所有方面。借助任务列表、甘特图和看板等功能,你可以轻松组织待办事项列表并可视化进度。

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