ECM文档管理控制软件

随着企业的知识累积，业务叠加，企业竞争加剧，知识传递中的消磨，知识 的积累和传播呈几何级数倍增，势必面临知识文档冗余、杂乱，致使文档管理利用 效率低下、知识流失等诸多问题。从而影响知识型企业工作效率，反为知识有效管 理所累，导致需要投入更多的人力、物力去对文件进行整理、分类、排序、复制、 搬运和储存，从而增加了运作成本。如何对企业知识文档做有效管理已经成为诸多 知识型企业必须面对的迫切问题。

在企业发展过程中，总会产生大量有关管理、产品、制造、销售等与各环节相 关的电子文档。这些文档对企业和员工来说都是很重要的资产。大量不同格式的文档存放在各自己员工的电脑上，当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时，却发现很难找到所需，重要文件的不安全共享，文档的版本混乱，很大程度上延误了工作的效率，虽然企业付出很多时间和精力去组织分类这些文档，避免意外状况发生，结果却是不尽人意。如何科学管理这些盘杂的知识文档使其不至于流失，并得到充分的利用，正是很多企业都深感头疼的问题。如何能够做到知识的优化管理，将积累的知识经验充分转化为企业增长内生力，为企业转为智慧型的知识企业，完成蜕变，摊薄知识管理成本，优化企业知识文档管理，做到科学合理的厚积薄发，化知识增长的累积为企业更进一层次的引擎。电子文档是信息科学技术的产物，其产生的时间也不长，目前缺乏统一的标准和规范，直接导致对电子文档的忽略和随意处置。电子文档管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地，企业文档管理任重而道远。

ECM智能文档安全管理系统可实现文档管理和私有云的对接,企业在搭建了自己的 私有云存储平台后，文档存储与管理就进入全新的模式，能够有效实现企业文档资源的管理和利用，满足业务部门的需求，降低企业的 IT 成本，提高业务效率。并且基于局域网的私有云存储越来越成熟，用户可以实现数据随时、随地的访问，特别是解决了多地多机、移动办公的问题，可以大大提高工作效率。并在保障数据安全的同时，实现了资源共享。

大多数企业的内部文件分散地存放在各员工电脑中，目前主要存在以下安全隐患：

*文档分散存储在员工电脑中，当发生人事变动时文档常常遗失，且可能给企业造成损失；

*当遭遇病毒攻击或内部人为攻击时，机密文档容易外流。

*文档没有权限管理，所有人都能查看到文档，核心文件员工都可以获得

*没有模板和参考框架，每次都要重新创建，文件创建的格式、表达形式各异，缺乏统一规范，

耗费管理成本

*文档传递调用速度慢，文档存储在本地，异地同事调用时很困难。

*查找文件十分困难，往往需要花费大量人力和时间去查找一篇文档。

*文档需要跨部门传递、审核，经常人找人，找不到人，造成事务耽搁。

*员工要离职了，做了大量的交接工作，可还是有许多重要文件不见了？

*部门工作文件如何才能很方便的查找和共享交流？

*文档对外分享没有管控，无法记录文档查看日志

*每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录，工作失误后责任相互推诿的现象严重，影响内部团结。

*分支结构众多，难以实现协同办公和信息共享

*文件反复修改哪个才是最终版本

*文件分散在不同电脑服务器或系统中，难以统一备份

*分公司无法获得总公司的文件，也不能统一上传文件至总公司

*手机端或外出办公无法实现移动办公

*文件分散在不同电脑服务器或系统中，难以统一备份

综上，如何把有价值的文件集中管理起来，如何对这些企业的智慧资本实现统一集中管理，提高团队工作效率，节约成本，有效进行授权访问、分享，下发，审核，借阅，文档访问记录跟踪、文档的全功能检索、以及文档的版本管理等需求就显得尤为重要。为了实现通过电子化来提速业务流程、实现业务的高效化，企业迫切需要一个安全、可靠的文档管理平台来进行这些交流和协作。

*集中存储：集中存储是建立文档的集中式的存储，对文档进行有效的分类管理。通过权限提供公司共用文档区，个人文档分区进行文档分类管理；也可以为业务相对独立的各个事业部设置相对独立的工作区，保证业务的独立性。同时为文档 共享、检索、安全管理等奠定了基础。

*无限扩容：为了实现海量数据的集中存储，系统采用分布式存储服务，以便未来可按需进行存储性能扩展。

*重复判断：用户文件上传时，系统可智能识别出重复内容的文件，以提高存储空间的利用率。