[益吉QMS分享]-质量体系文件数字化管理课件分享

[ 解决方案 ] 益吉科技 2024-10-14 17:21

目录

01使用软件做DCC的优势
02使用软件如何实现“DCC的实施路径”介绍
03DCC软件实施价值
04DCC软件系统演示

使用软件做DCC的优势

线下DCC的痛点

版本管理混乱：手动管理文件时，版本更新的跟踪非常困难，特别是在文件频繁修改和多人参与时，容易导致版本不一致或使用过期文件。这可能会引发重大错误，影响项目进展和决策准确性。

审批流程缓慢：线下文件审批通常依赖纸质文件传递或邮件，涉及多个部门时，审批周期长，且容易因文件丢失、传递不及时等原因导致项目延误。

文件丢失或损坏的风险高：纸质文件或本地存储的电子文件容易因人为疏忽、硬件故障或自然灾害等原因丢失或损坏，且难以恢复或追溯。这对企业的合规性和信息安全构成了严重威胁。

查找效率低：在线下环境中，查找文件通常需要翻阅大量纸质文件或本地文件夹，特别是在文件数量庞大时，查找过程耗时费力，严重影响工作效率。

协作和共享不便：不同部门或团队间文件共享的速度和效率低下，尤其是跨地域合作时，依赖物理传递或邮件附件，无法实现实时共享，影响了团队的协作效率。

缺乏安全性和权限控制：线下管理无法有效控制文件访问权限，尤其是敏感文件，存在被未经授权人员查看、修改或复制的风险。这不仅影响信息安全也可能导致合规问题。

难以追溯历史记录：线下文档缺乏完整的变更记录无法准确追踪谁在何时对文件进行了修改，出现问题时难以找到责任人并迅速解决问题。

合规性和审计压力大：在面对审计时，手动管理文件通常难以提供准确、完整的记录，可能会导致企业在合规性方面遭遇罚款或审计不合格的风险。

使用DCC软件的优势

版本控制精确:自动管理文件的版本，确保所有人使用最新版本，减少错误。
审批流程高效:文件审批流程自动化，加快审批速度，减少手动操作带来的延误。
文件安全性强:严格的权限控制，确保文件只能由授权人员访问，提升安全性。
文件快速查找:通过关键词搜索功能，快速定位所需文件，提高查找效率。
全程可追溯:自动记录文件的修改历史，清晰追踪每次变更，方便责任追溯和问题解决。
提升协作效率:实现实时共享和多部门协作，提升团队协同工作的效率。
合规性保障:系统化管理确保文件符合审计和法规要求，减轻合规风险。

案例：

曼德使用E-DCC系统管理着企业内部上万份文件。在文件管理上的效率大幅提升，工作时间节省超过30%，项目交付速度提升10%，每年直接避免的损失和提高的效率带来了约150万元的经济效益。

使用软件如何实现“DCC实施路径”介绍

DCC软件实施价值

APQP软件实施价值：

智能：智能生成各种图表和报告，任务智能提醒；

高效：全文检索、流程跟踪、自动盖章发放电子档等高效操作方式；

普适：覆盖多种行业,适用于各种文控管理场景；

便捷：业务流程跟踪方便，阶段和整体管理直观清晰，文件管理支持无纸化；

经济：约频繁的线下流转时间、文件查询时间、资料传递时间等等持无纸化。

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