WPS 365 × 搜狐：互联网集团文档不落地与统一协同办公落地案例 未发布

从传统文档方式转向云文档，文档不落地

借助文档中心的创新应用，搜狐成功实现了从传统文档管理方式向云端文档管理的华丽转身。在过去，员工们主要依赖于 Word、Excel、PPT 等线下工具处理文档，然而这种方式在文件的管理、存储、安全性以及协作等多个方面均存在不足。由于文件分散存储在各自的本地电脑中，导致了检索、归类和查询的极大不便，文件命名不规范、管理成本高昂，且难以追溯文件的原始来源。此外，离线文档的安全性和保密性也受到了严重的挑战，机密文件面临泄露的风险。

而 WPS 文档中心的引入，为搜狐带来了全新的解决方案。它实现了与多个业务系统的无缝对接，推动搜狐迈入了云文档时代。现在，员工们可以实现在线记录、协作和安全存储文档，员工离职交接，公司资产也能得以全量留存。这种文档不落地的管理模式，有效确保了各类文档的安全性。

集成统一协作平台，助力部门间协作效率提升

随着公司业务的持续扩展，各部门所依赖的协作工具逐渐暴露出缺乏统一性和集成性的问题，导致在多个平台间频繁切换时，工作效率低下，团队协作复杂度显著上升。同时，由于缺乏有效的知识管理和共享平台，部门间、团队间的知识传递和复用效率大打折扣，关键信息和宝贵经验难以得到系统性的归档与共享，从而加剧了知识孤岛现象。

搜狐通过深度整合 WPS 文档中心与其自研 IM 工具，实现了统一化登录界面，并赋予文档生成云链接的功能，通过即时通讯工具轻松实现文档的传递与在线实时编辑，大幅提升了办公协作的效率。此外，通过与文件平台系统、合同等多个业务系统的无缝对接，搜狐成功构建了统一的知识管理和共享平台。这使得文档资料能够实现全量归档、高效存储和有效沉淀，进而打破知识数据孤岛，实现知识资源的共享与利用。

以合同系统为例，以往在提交合同时，审批流程中的每一位参与者都需要打开系统，下载合同附件，进行编辑后再上传给下一位，过程繁琐且效率低下。而现在，借助文档中心，合同创建人员只需一次上传，即可在响应节点自动以链接形式分享给相关人员，并灵活设置权限。无权限人员无法打开合同，同时系统还支持根据合同状态来精细控制文档的编辑权限。如合同处于 “修订中” 状态时，相关人员可进行编辑；而当合同进入 “修订完成” 状态时，相关人员的权限则自动转为只读。此外，系统还实现了全量评论功能，支持修改版本回溯，确保合同修改过程清晰可追溯。所有合同文档均可存储于独立空间，该空间在搜狐云文档主页中对全员不可见，既保障了合同文档的安全性，又为公司积累了宝贵的数据资产。

低成本、零代码打造小型 “业务系统”，助力业务高质增长

在快速变化的互联网业务环境中，内部研发需求也需快速迭代和响应。然而，传统的项目管理方式往往难以迅速适应分析需求的变化，需要耗费大量时间和资源进行单独开发。

借助 WPS 多维表格，搜狐可以快速且低成本地搭建起 BI 数据看板，并根据不同部门和角色的需求生成个性化看板。同时，通过与即时通讯工具的打通，实现自动消息通知驱动工作流，让相关人员能够直接在 IM 上进行简单的工作处理。这种由 “人找事” 向 “事找人” 的转变，极大地提升了项目管理的效率。之前每次要举办大型活动前，相关人员的差旅住宿对于行政来说是一个巨大的工程，事后对于项目的差旅成本统计分析也需要花费很长的时间。现在通过多维表格、表单的 “小型业务系统” 的建设，相关人员只要填写表单，就可以快速完成住宿酒店信息统计，并可自动化实时统计分析，相关数据一目了然。