预防采购欺诈的“欺诈三角论”-8Manage SPM采购与供应商管理 SaaS或永久许可-采购管理-软服之家

欺诈三角论认为，企业采购欺诈产生的原因是由压力、机会和自我合理化三要素组成的。本文我们将讨论如何使用欺诈三角论来防止采购欺诈。

一、压力

压力因素本质上是促使人们进行欺诈的因素。实际上，压力通常与金钱相关，可分为两类：个人压力或职业压力。

个人压力的例子：

▪没有报酬的个人债务
▪对地位象征的渴望（金钱、房子、汽车等）
▪无力支付账单

职业压力的例子：

▪需要达到工作效率目标
▪需要证明财务收益
▪感觉工作处于危险之中

如何减轻压力？

1.适当的补偿——适当的补偿取决于组织、国家和员工个人，采购员工不应该在补偿方面处于最底层。各级采购专业人员需要特定的技能来有效完成他们的工作，他们的薪酬应该反映他们为公司带来的价值。

2. 符合实际的绩效KPI——这需要与所有利害关系人进行良好的沟通。设置KPI，然后经常检查KPI，确保你的采购目标符合实际。

3.充足的采购预算——避免采购腐败和欺诈的其中一种方法是确保采购部门有足够的资金用于人员配备、工具和培训。被迫走捷径可能很快导致不合道德的决策。

4. 全公司无礼物政策——供应商经常给采购部门送礼物，作为建立关系和显示善意的一种方式。然而，这些礼物可能会让采购员很难保持完全中立。如果采购部门不允许接受礼物，则对所有部门实施同样的政策，从而加强全公司的道德政策。

完全做到不送礼物可能很难。如果你决定允许采购部门接受某些礼品，比如特定金额的午餐或小代币，请确保该政策非常明确并传达给所有员工。

5. 认可员工价值——适当的薪酬是认可员工价值的一种方式，但其他表示赞赏的方式也有很长的路要走。如果你的公司没有礼品政策，也许可以留出一部分预算用于采购晚宴或活动，在达到某些目标时进行庆祝。

二、机会

实施欺诈的机会必须满足两个基本标准：这个人必须具备利用系统的专业技术知识，必须有保密的能力。你可以通过以下方法减少欺诈的机会：

1. 实施透明的采购流程

采用电子采购解决方案——电子采购软件是确保采购数据透明及易于审核的更佳方法。你还可以在该工具中分配权限，使高级管理人员能够轻松访问所有流程，同时还可以限制谁可以添加供应商、更改供应商联系人信息、进行奖励等。

就流程和如何识别危险信号教育你的员工——虽然采购部门内的买家可能了解采购和采购流程，但外部买家可能没有这样明确的理解。反欺诈措施需要全体人员齐心协力。

监控系统中的数据——实施电子采购软件只是透明采购流程的第一步。你需要持续监控你所选择的电子采购解决方案和ERP中的数据，检查是否有任何违规行为。

2. 分割采购职责——划分责任，防止任何人在采购决策上拥有太多的权力。你也可能发现定期轮换职责是有益的，但当你这样做时，请确保更新电子采购解决方案中的员工权限。例如，一些公司让采购人员在不同类别之间轮换，避免任何一个人与供应商有过多的密切接触。

3.采用四眼原则进行审批——为了避免腐败和欺诈，四眼策略是更好的实践。对决策的更多关注意味着潜在的诈骗犯更难对他们的罪行保密。

4. 对所有采购进行定期和突击的内部审计和外部审计——审计不是不信任的标志；更像是医生的检查。你应该希望一切都被检查出来，但是如果你注意到任何违规行为，你就可以在造成重大损害之前采取行动来加以纠正。

5. 管理供应商和他们的分包商——你的供应链并不仅限于供应商；很可能他们雇了分包商。这些分包商的业务实践会对你的业务产生影响。不幸的是，许多公司都经历了惨痛的教训。你的公司应该有一份供应商行为守则，所有供应商和他们的分包商都必须在上面签字。

三、自我合理化

自我合理化是为自己明知是不道德或犯罪的行为找借口的过程。它可以有很多种形式：过分相信自己的价值（例如，我有资格这样做是因为我工作努力）；相信更伟大的善意（例如，我这样做是为了我的家庭）；对公司的不满（公司在欺骗别人，所以我可以欺骗公司）；或与他人比较（每个人都有好东西，为什么我不能？）

如何避免合理化的陷阱？

1. 雇佣有道德的员工——这看起来很简单，但说起来容易做起来难。然而，如果道德对你很重要(这是应该的)，那应该在第一次面试时进行讨论。像研究潜在供应商一样研究潜在雇员。如果有可疑之处，请远离。

2. 在高层树立道德行为的榜样，并通过全公司的政策加以强化——这一切都与企业文化有关。如果最高管理层不断偷工减料，做出不道德的决定，你怎么能指望下级员工的行为有道德呢？给你的员工树立学习的榜样。

3.对欺诈和腐败采取零容忍政策——正如你会概述预期的行为一样，你也应该概述违反规则的惩罚。不要虚张声势地威胁。如果你采取零容忍政策，那么就应该零容忍地执行。如果你不准备坚持到底，请调整你的政策以反映欺诈行为的真实后果。预防采购腐败和欺诈的一部分应该基于这样一种认识：它可能发生在你的组织，没有哪家公司能幸免。

然而，那些欺诈和腐败案件最少的公司已经采取措施，在欺诈和腐败发生之前加以预防。如果你在大丑闻爆发后才降低这种风险，那时就已经太迟了。

制度的执行需要可靠的管理手段和工具作为保障。越多越多的企业在业务流程中引入先进的管理工具，比如8Manage SRM电子采购系统，用来检测和阻止欺诈性计划。