中国地震局的档案信息化案例

中国地震局1971年成立，是管理全国地震工作、经国务院授权承担《中华人民共和国防震减灾法》赋予的行政执法职责的国务院直属事业单位，内设11个职能司（室）。

中国地震局的档案管理方式一直采用手工管理，这给档案的收集、整理、借阅和利用，带来了极大的不便。根据中国地震局的档案管理要求，东方飞扬与中国地震局共同配合，通过“综合档案管理系统”的项目实施，顺利完成了中国地震局的档案信息化建设工作。

▲ 七大功能相融合，全力打造信息化建设

1、 档案分类齐全

根据档案的管理特点并遵循国家档案局的分类原则，用户可建立文书档案、科技档案、照片档案、音像档案、实物档案和会计档案等不同档案管理类型，同时也可根据自己的需要，添加相应的档案类型；

2、 灵活的组卷方式

因各行业、各地区、各专业的文件形成过程都有其自身的形成规律，所以档案的组卷方式也必然存在一定的区别。东方飞扬“综合档案管理系统”可按照一定的原则进行自动组卷、多点组卷和跨年、跨库组卷，同时还可对一份文件进行多重组卷、各种档案辅助组卷等，其灵活的组卷方式完全可以满足各类型、各行业的组卷需求；

3、 系统通用性强并支持多格式数据导入

根据国家档案系统升级对计算机管理的统一要求并参照档案案卷的构成特点，东方飞扬“综合档案管理系统”可支持档案目录、全文管理等功能，并适用于各级档案管理部门；同时支持的历史数据导入格式，包括XML跨平台数据格式、DBF数据库格式、XLS办公格式等；

4、通用接口转换，缩减工作时间

“综合档案管理系统”支持多种数据库类型，可把不同的档案数据转换到当前系统中，大幅度地缩减了重复工作。同时还提供了通用转换接口，可在不同的数据库之间进行转换；

5、档案流程化管理，系统实现自定义

对文件处理过程的相关信息及处理结果进行管理，以确保档案收集的完整性，有利于档案整理、编研工作的开展。另外，“综合档案管理系统”还提供了档案数据库结构，可顺利实现库结构、屏幕输入界面和报表格式的自由定义；

6、多格式存储，档案检索实时浏览

可存储、管理和浏览如：图纸文件、CAD文件、彩色图像文件、WORD格式文件、文本文件等多种存储格式的各类文件，并可实时浏览检索档案文件、图像、图形等，在权限范围内下载档案；

7、实体档案库房，三大特色

实现实体库房的管理是使实体库房的档案与档案系统里的存放记录达到一致，并以图形化的方式显示实体档案的外借、损坏、修裱、丢失、扫描等状态，展示实体档案的库存及摆放情况；

1） 库房树维护功能

将单位的档案库房及库房排架等多层存放位置做设置，为档案实体存放图形化做好基础工作；

2） 库房实体管理

在档案著录里将档案实体对应的存放位置录入完毕后，即可在此模块依次点击库房、排架等存储单元，便可直接查询到档案的实体记录，从而实现档案图形化管理；

3） 库房温湿度统计

系统与库房设备相连接后，便可监控库房的温湿度并形成图形化统计数据，同时采用专用的视频监控系统后，档案管理人员即对库房进行监控，当库房出现异常情况时，系统可自动报警；（注：需要与库房相关设备进行连接整合）

▲ 彻底实现由手工管理到信息化管理的完美转变

中国地震局通过本项目的建设，已建立了一套适应管理特点的高效档案管理平台。借助该平台，中国地震局实现了对局机关直属九个司局及下属二级单位的档案移交及各类资料的电子化管理，并建立了相应的档案查询网站。

本项目的开展，使中国地震局的档案管理和利用，彻底过度到了信息化管理过程，并为中国地震局的知识管理战略，提供了重要的经验积累和资源积累。