客户端项目管理经常面临的挑战

客户端项目是代表客户完成的项目，其结果或可交付成果是针对外部客户的。客户端项目经理充当客户和项目团队之间的中介，职责是确保满足客户的需求，同时确保项目朝着正确的方向发展。客户项目团队能够将项目对话带回到它将如何影响业务或它是否满足项目的既定目标，这会赢替他们赢得客户的尊重。以下是客户项目团队经常面临的项目管理挑战：

1.避免特定客户的范围蔓延

范围蔓延是让客户端项目经理夜不能寐的原因。这是持续存在的威胁，不知何故隐藏在每个角落。当项目需求中途发生变化时，项目可交付成果的复杂性会增加，并超出与客户最初达成的协议。范围蔓延经常发生，而且发生的次数较多，它发生在最善意的团队成员身上。他们看到计划的问题并想解决这些问题。或者，作为机构负责人，您想知道为什么某些东西没有特定的功能，或者因为公司或机构负责人最近提出的要求而做出最后的变更。因此范围蔓延再次发生。作为所有者或机构负责人，您可以从两个角度看到范围蔓延：作为受害者或作为煽动者。

发生这种情况的常见原因：

范围蔓延有时会让人觉得不可避免，但再深入一点，通常会有一个可以避免的原因。这些听起来很熟悉？

– 糟糕的项目规划，例如模糊或不明确的范围，可能导致范围蔓延
– 利益相关者有时会在时间表获得批准和设定后增加新的需求
– 利益相关者未能在项目规划阶段提供必要的信息（或项目经理未能充分收集信息）
– 有时，项目过于冗长和复杂，无法避免范围蔓延，更好将其分解为较小的活动

克服这一挑战的方法：

8Manage PPM 提供需求管理和变更管理功能，让您控制项目范围并实时处理变更和影响。处理变更的更佳方法不仅仅是压制它们。对于高优先级变更，使用 8Manage PPM 提供的变更影响信息，包括时间和成本，以便做出权衡。许多项目范围问题源于（i）前期研究不足和（ii）项目团队使用的软件无法实时提供影响信息。最终结果是用户组觉得项目经理一直说不，项目经理觉得用户组诸多要求。

2.创建和维护流程文档

虽然项目范围概述了项目应该做什么和不应该做什么，但流程文档列出了应该如何完成工作。出色的流程文档可以让新团队成员快速上手，这在团队有人离开并且必须将其他人加入进来时特别有用。它还有助于衡量团队是否按流程做所有事情。当出现争议时，团队需要通过查阅处理文档来寻找答案。

发生这种情况的常见原因：

– 没有方法可以将细节适当添加到团队所有成员都能轻松访问和集中管理的客户端文件中
– 没有适当的流程来创建和更新此材料，或者没有责任方
– 没有人对给定的流程进行足够好的定义并加以记录
– 那些担任项目管理角色的人忙于重复的任务跟踪，无法专注于流程文档等更复杂的事

克服这一挑战的方法：

8Manage PM 允许您规划全部项目的可交付成果，包括上述文档，让团队留出可用于处理文档的固定时间。8Manage PM 的可交付成果包含自动时间管控机制及审查和接受流程，甚至包含质量指标及 KPI 度量。8Manage PM 还提供电子文档库子系统，一些复杂的文档需要多人参与共同创作，或需要保留多个版本，这时电子文档库子系统可以提供相关功能。

3.管理客户期望

每个业务决策都优先考虑成本、质量和时间，但并非每个客户都同了解这一点。即使客户很优秀，管理他们的期望也是一个挑战。

发生这种情况的常见原因：

– 未能提前与客户沟通现实（时间框架、能力、限制）
– 客户在同意项目范围后改变他们的期望（另一个版本的范围蔓延）
– 客户想要的控制权比您准备给予的更多

克服这一挑战的方法：

大多数与客户期望相关的问题都归结为主动沟通。虽然 8Manage PM 并不能替您解决全部人与人沟通的问题, 但它可以帮您系统地沟通，确认需求， 并有效地管理需求的变更及影响。通过 8Manage PM 的可交付成果，您可以(正如我们先前所提到的) 创建和维护流程文档，确保每个人都知道确切的任务、截止日期和要求。创建书面记录并正确记录谁在项目中要求什么对于保持透明的客户关系至关重要。

4.为所有利益相关者提供足够的项目可见性

利益相关者似乎对项目所涉及的内容没有远见。有时，这确实是利益相关者的错，但通常归结为项目可见性。

如果利益相关者不能清楚地看到所涉及的内容，他们就不可能做出更好的决定。

发生这种情况的常见原因：

– 用于展示和可视化项目的工具不足（无论是在项目规划、更新会议还是其他方面）
– 项目经理在提供口头或书面更新时不清楚
– 数据以某些利益相关者不理解的格式（例如甘特图）或基于项目管理方法（例如敏捷项目管理）呈现

克服这一挑战的方法：

除了提高沟通能力外，使用 8Manage PM 还能通过更好的项目可见性使利益相关者从疏离变为活跃。 8Manage PM 可以让您邀请尽可能多的客户来使用该系统，以便更好地协同工作。担心特定客户通过这种访问方式破坏您的项目工作流程？设置客户的访问权限并让您的团队保持专注！

5.始终如一地管理和满足客户的最后期限

项目经理有一项令人沮丧的工作： 他们必须说服团队按时完成任务并确定工作的优先级，但项目经理不一定有全部的执行权。如果您是所有者或机构负责人，那么您在这方面有优势，因为您确实拥有执行权。尽管如此，你还是不能准确地告知哪个软件工程师开发得更快。这是一个真正的挑战。

发生错过最后期限的常见原因：

团队成员没有按正确的优先顺序处理任务，项目时间表包含不现实的工作量，代理机构过度承诺并承担比他们实际完成的更多的工，工作流程效率低下。

克服这一挑战的方法：

此处的解决方案取决于您的团队未能始终如一地按时完成任务的原因。使用 8Manage PM 能更好地确定优先级、项目规划、人员配备和学习。

6.确保良好的团队和客户沟通

我们已经建议管理人员进行沟通，但并不止于此。您的团队还需要在成员和客户之间建立良好的内部和外部沟通。改变别人总是比改变自己更难，许多专业的项目经理一直努力在他们的团队中创造一种有效沟通的文化。

发生这种情况的常见原因：

团队成员沟通能力差，损害团队关系的沟通不畅，工作环境不利于团队建设，不切实际的客户期限或利益相关者功能障碍正在损害士气。

克服这一挑战的方法：

您可以采取一些小步骤来改善团队的关系和士气，例如在会议开始时为打破僵局和非结构化对话预留时间。您还可以使用 8Manage PM 设计的项目管理沟通计划，使团队成员能够轻松查看、访问或评论任务或子任务，避免项目细节的电子邮件黑洞，并确保您的团队能够改善客户沟通并更有效地跨部门工作。

当你为公司寻找合适的软件工具时，请考虑使用8Manage PM来满足你的客户项目管理需求。8Manage PM可帮助企业解决任何复杂性和任何规模的客户项目管理挑战。